mailingliste mit tobit david

  • Hallo,


    bei einem projekt wäre es ganz gut, wenn man nur an eine mailadresse senden muss

    und automatisch alle "mailinglisten" mitglieder die email erhalten. (das sind Tobituser und externe User)

    (ca. 5 stück gesamt)


    Kann man das mit tobit leicht machen?

    Meine Angst ist, dass empfänger nummer 4 vergisst allen zu antworten oder nummer 4

    Ich als nummer 3 möchte mitbekommen, wenn sich nummer 4 und nummer 3 weiter über das thema unterhalten


    besten dank

  • barabas das ist ja keine Mailingliste mit eigener Adresse an welche man auch von Extern eine Mail schreiben könnte welche dann an alle Listeninsassen (intern wie extern) verteilt wird :huh:

    Das hatte ich mir auch mal angesehen, dann aber als nicht zweckmäßig angesehen.
    Weswegen ich die Mailinglisten hier bislang noch immer mit einem externen System verwalte.

    Aber im Grunde kann man Mailinglisten wohl auch mit David bauen, ich müsste nur mal Zeit finden unsere bestehenden Mailinglisten zu überführen :/

    tobit-user-24


    Achtung! die folgende Erklärung kann möglicher Weise noch Lücken haben, sollte im Grunde aber funktionieren!

    1. irgendwo ein Archiv mit beliebigem Namen anlegen, z.B. "Mailinglisten" am besten im Archiv "Servername\Ressourcen"

    2. im David Administrator eine Verteilvorgabe anlegen:
    - Verteilkennung = gewünschte eMail-Adresse der Liste, z.B. "Mailingliste@domain.tld"
    - Bezeichnung = Hinweistext worum es da geht und vielleicht wer der Verwalter ist
    - Ziel = Ordner wie in Schritt 1 angelegt

    3. Im David Client zu dem Archiv aus 1 wechseln und dort via Rechtsklick auf den Archivnamen und "Regeln..." eine neue Regel anlegen
    - Name der Regel am zweckmäßigsten gleich der Mailingliste die man gerade anlegt

    - Regeltyp = Weiterleiten und XMedia

    - Bedingung = "Empfänger" "gleich" "eMail-Adresse der Liste"

    - Weiterleiten an = "empfaenger1@domain.tld, empfaenger2@domain.tld, empfaenger3@domain.tld"

    - Weiterleiten als = eMail

    - Includedatei - Nach Original eMail = neue Include Datei erstellen welche nichts weiter enthält als den Befehl "@@von Mailingliste@domain.tld@@" mit der korrekten eMail-Adresse der Liste
    - Includedatei - Nach Original eMail = neue Include Datei erstellen welche nichts weiter enthält als den Befehl "@@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@" mit der korrekten eMail-Adresse der Liste
    >>> Achtung Include Datei immer im Format nur Text abspeichern, auch nach jedem bearbeiten!

    Wenn ich nichts vergessen habe war es das auch schon ;-)

    Tipp 1:
    Man kann die Liste der Empfänger statt im Feld Weiterleiten an in der Regel auch über die Include Datei definieren in dem Fall muss im Feld Empfänger nur wenigstens eine eMail Adresse drin stehen, am besten die des Listenverwalters, die anderen Empfänger werden dann in der Include Datei von oben unter 3. wie folgt vor oder nach @@SMTPFIELD ...@@ eingetragen:

    @@NRL empfaenger1@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger2@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger3@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger4@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger5@domain.tld@@

    >>> Achtung Include Datei immer im Format nur Text abspeichern, auch nach jedem bearbeiten!

    Tipp 2:

    Die Include Datei sollte man zweckmäßiger Weise in ein Unterarchiv des unter 1. angelegten Archivs, wie z.B. "Includes", ablegen und von dort einbinden.

    Der Vorteil von Tipp 1 und 2 ist das man die Liste später schlicht über das bearbeiten der Include Datei im Archiv Mailinglisten\Includes bearbeiten kann

    Tipp 3:
    Außer dem Listenverwalter sollte niemand Schreibrechte auf das Archiv aus 1. haben

    Tipp 4:
    Es reicht ein einziges Archiv um mehrere Mailinglisten zu verwalten und zu erzeugen.

    Hinweis:
    Bei dem Verfahren landet je Mail an die Mailingliste eine Kopie im unter 1 angelegten Archiv.
    Wenn man wie in Tipp 2 empfohlen die Includes in einem Unterverzeichnis abgelegt hat kann man für das Archiv aus 1. gefahrlos über dessen Eigenschaften Dienste die automatische Ablage oder die automatische Bereinigung nach Zeit aktivieren um entweder ein echtes Mailinglisten Archiv zu bekommen, oder schlicht Housekeeping zu machen ;)

    PS: ich habe das bislang nur aus Zeitmangel noch nicht umgesetzt, aber gedanklich schon eine Weile lang auf der Uhr es genau so zu erledigen.

  • Tipp 5:
    Wenn man das @@VON Mailingliste@domain.tld@@ aus 3. weglässt kommen die Mails welche über die Liste gehen mit dem Original Absender bei den Empfängern an.


    Das hätte zur Folge das einfache Antworten auch nur genau den Original-Absender erreichen und nicht die komplette Liste.


    Wenn man das "@@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@" aus 3. weglässt führt das einfache Antworten auch nur genau den Original-Absender erreichen und nicht die komplette Liste.

    Wenn die Empfänger allerdings die Funktion allen Antworten wählen geht es sowohl an die Liste, als auch noch mal in Kopie an den Original-Absender.

    Das kann in manchen Situationen ja durchaus gewollt sein.

    Im oben von tobit-user-24 angefragten Kontext sollte das @@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@ aber auf jeden Fall in der Include Datei stehen, da es sonst nicht sichergestellt ist das er immer eine Kopie aller Mails bekommt welche als Antwort auf eine Mail welche über die Liste ging erhält.

  • Tipp 6:
    Eine bessere Lösung als die Verwendung von @@VON Mailingliste@domain.tld@@ dürfte es sein den Reply To Header zu setzen im Mails an die Liste statt an den Original Absender zu erzwingen.

    Also oben unter 3. das:
    @@VON Mailingliste@domain.tld@@
    durch ein:
    @@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@
    ersetzen.

    Damit bleibt der Original Absender erhalten, Antworten sollte aber grundsätzlich an die Liste gehen.

    Bitte testen ob das auch bei allen Listeninsassen so funktioniert.
    Wenn es bei allen hinhaut sorgt es aber dafür das für alle schneller ersichtlich ist wer der jeweilige Absender der einzelnen Mails war ;-)


    Nachtrag: ich habe die Anleitung und den Tipp 5 oben mal entsprechend angepasst, da @@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@ definitiv den besseren Weg darstellt als die Nutzung von @@VON ...@@

  • lycra wenn es nur eine oder zumindest wenige Mailingliste wären... ;)

    Es sind halt recht viele Mailinglisten die ich umstellen müsste und wenn dann halt alle auf einmal, oder wenigstens sehr Zeitnah hintereinander, weil sonst die Gefahr besteht das was hintenüber fällt :/

    Ist aber durchaus kurzfristig mit auf der Liste zu erledigender Dinge 8)

    Am Ende wird sich das lohnen es mal zu erledigen, weil es nur noch einen Ort gibt die recht simpel zu verwalten.

  • Achtung: Korrektur

    Tobit hat einen Fehler in seiner Dokumentation.

    Der Befehl für die Empfänger in der Liste muss nicht mit @@NRL EMAIL beginnen, sondern nur mit @@NRL, also muss das in der Include Datei im Ergebnis so aussehen:

    @@NRL empfaenger1@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger2@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger3@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger4@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger5@domain.tld@@

    Ich habe das oben korrigiert, wer es also erst jetzt nutzt kann dem was oben steht so folgen.
    Der Listeninhaber darf übrigens ruhig auch in der Liste stehen bekommt die Mail aber selbst wenn er im Weiterleiten An Feld der Regel steht dennoch nur eine Kopie und nicht zwei.

    Wichtig ist noch das man die Include Datei im Format nur Text speichert und das auch bei jedem bearbeiten wieder so umstellt, denn David hat da wohl einen Fehler im Editor, welcher dazu führt das die Datei bei jedem bearbeiten plötzlich wieder als HTML formatiert wird, also aufpassen ;)

    PS: ist mir nur aufgefallen weil ich mir eben gedacht hab das eigentlich ein schöner Tag wäre um mal eine Testmailingliste umzustellen...

  • o.k. das mit dem

    @@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@

    klappt leider nur für externe Empfänger, interne bekommen davon leider nichts mit :(

    da hilft dann nach aktueller Erkenntnis leider doch nur

    @@VON Mailingliste@domain.tld@@

    Was aber natürlich doof ist, da keiner mehr in seiner Nachrichten Liste sieht wer der tatsächliche Absender ist :(

    Ich hab dann mal eine anfrage an den Tobit Support gestellt.
    Mal schauen ob die eine Lösung haben...

  • Ich hab mich dann auch mal dran gemacht und alle meine Mailinglisten umgestellt, dabei ist mir dann noch aufgefallen das wir hier in der Include Datei noch den Betreff der über die Liste laufenden Mails ergänzen wollen um allen klar zu zeigen das es sich um Mails welche über die Liste gelaufen sind handelt.

    Tipp: 7

    Um den Listennamen mit in den Betreff aller über die Liste laufenden Mails zu bekommen braucht es folgende Zeile in der Include Datei.

    @@BETREFF [Verteiler-Name] %(SUBJECT)@@

    Tipp: 8

    Da der David ab und an leider ein merkwürdiges Verhalten an den Tag legt und den Inhalt von Include Dateien die man im David Archiv liegen hat entfernt oder ändert wenn man sie speichert kopiere ich deren korrekten Inhalt zusätzlich grundsätzlich in einen Kommentar der jeweiligen Include Datei. Was da drin steht fasst Tobit nämlich nie an und selbst wenn man eine Include Datei mal versehentlich durch den Service Layer jagt werden die @@Befehle dort nicht ausgewertet und verschwinden folglich auch nicht ;-) Mit Kommentar ist übrigens der rote Kommentar gemeint den man über Rechtsklick Kommentar editieren öffnen kann, nicht der Kommentar im Vorschaufenster.

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