mailingliste mit tobit david

  • Hallo,


    bei einem projekt wäre es ganz gut, wenn man nur an eine mailadresse senden muss

    und automatisch alle "mailinglisten" mitglieder die email erhalten. (das sind Tobituser und externe User)

    (ca. 5 stück gesamt)


    Kann man das mit tobit leicht machen?

    Meine Angst ist, dass empfänger nummer 4 vergisst allen zu antworten oder nummer 4

    Ich als nummer 3 möchte mitbekommen, wenn sich nummer 4 und nummer 3 weiter über das thema unterhalten


    besten dank

  • barabas das ist ja keine Mailingliste mit eigener Adresse an welche man auch von Extern eine Mail schreiben könnte welche dann an alle Listeninsassen (intern wie extern) verteilt wird :huh:

    Das hatte ich mir auch mal angesehen, dann aber als nicht zweckmäßig angesehen.
    Weswegen ich die Mailinglisten hier bislang noch immer mit einem externen System verwalte.

    Aber im Grunde kann man Mailinglisten wohl auch mit David bauen, ich müsste nur mal Zeit finden unsere bestehenden Mailinglisten zu überführen :/

    tobit-user-24


    Achtung! die folgende Erklärung kann möglicher Weise noch Lücken haben, sollte im Grunde aber funktionieren!

    1. irgendwo ein Archiv mit beliebigem Namen anlegen, z.B. "Mailinglisten" am besten im Archiv "Servername\Ressourcen"

    2. im David Administrator eine Verteilvorgabe anlegen:
    - Verteilkennung = gewünschte eMail-Adresse der Liste, z.B. "Mailingliste@domain.tld"
    - Bezeichnung = Hinweistext worum es da geht und vielleicht wer der Verwalter ist
    - Ziel = Ordner wie in Schritt 1 angelegt

    3. Im David Client zu dem Archiv aus 1 wechseln und dort via Rechtsklick auf den Archivnamen und "Regeln..." eine neue Regel anlegen
    - Name der Regel am zweckmäßigsten gleich der Mailingliste die man gerade anlegt

    - Regeltyp = Weiterleiten und XMedia

    - Bedingung = "Empfänger" "gleich" "eMail-Adresse der Liste"

    - Weiterleiten an = "empfaenger1@domain.tld, empfaenger2@domain.tld, empfaenger3@domain.tld"

    - Weiterleiten als = eMail

    - Includedatei - Nach Original eMail = neue Include Datei erstellen welche nichts weiter enthält als den Befehl "@@von Mailingliste@domain.tld@@" mit der korrekten eMail-Adresse der Liste
    - Includedatei - Nach Original eMail = neue Include Datei erstellen welche nichts weiter enthält als den Befehl "@@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@" mit der korrekten eMail-Adresse der Liste
    >>> Achtung Include Datei immer im Format nur Text abspeichern, auch nach jedem bearbeiten!

    Wenn ich nichts vergessen habe war es das auch schon ;-)

    Tipp 1:
    Man kann die Liste der Empfänger statt im Feld Weiterleiten an in der Regel auch über die Include Datei definieren in dem Fall muss im Feld Empfänger nur wenigstens eine eMail Adresse drin stehen, am besten die des Listenverwalters, die anderen Empfänger werden dann in der Include Datei von oben unter 3. wie folgt vor oder nach @@SMTPFIELD ...@@ eingetragen:

    @@NRL empfaenger1@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger2@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger3@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger4@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger5@domain.tld@@

    >>> Achtung Include Datei immer im Format nur Text abspeichern, auch nach jedem bearbeiten!

    Tipp 2:

    Die Include Datei sollte man zweckmäßiger Weise in ein Unterarchiv des unter 1. angelegten Archivs, wie z.B. "Includes", ablegen und von dort einbinden.

    Der Vorteil von Tipp 1 und 2 ist das man die Liste später schlicht über das bearbeiten der Include Datei im Archiv Mailinglisten\Includes bearbeiten kann

    Tipp 3:
    Außer dem Listenverwalter sollte niemand Schreibrechte auf das Archiv aus 1. haben

    Tipp 4:
    Es reicht ein einziges Archiv um mehrere Mailinglisten zu verwalten und zu erzeugen.

    Hinweis:
    Bei dem Verfahren landet je Mail an die Mailingliste eine Kopie im unter 1 angelegten Archiv.
    Wenn man wie in Tipp 2 empfohlen die Includes in einem Unterverzeichnis abgelegt hat kann man für das Archiv aus 1. gefahrlos über dessen Eigenschaften Dienste die automatische Ablage oder die automatische Bereinigung nach Zeit aktivieren um entweder ein echtes Mailinglisten Archiv zu bekommen, oder schlicht Housekeeping zu machen ;)

    PS: ich habe das bislang nur aus Zeitmangel noch nicht umgesetzt, aber gedanklich schon eine Weile lang auf der Uhr es genau so zu erledigen.

  • Tipp 5:
    Wenn man das @@VON Mailingliste@domain.tld@@ aus 3. weglässt kommen die Mails welche über die Liste gehen mit dem Original Absender bei den Empfängern an.


    Das hätte zur Folge das einfache Antworten auch nur genau den Original-Absender erreichen und nicht die komplette Liste.


    Wenn man das "@@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@" aus 3. weglässt führt das einfache Antworten auch nur genau den Original-Absender erreichen und nicht die komplette Liste.

    Wenn die Empfänger allerdings die Funktion allen Antworten wählen geht es sowohl an die Liste, als auch noch mal in Kopie an den Original-Absender.

    Das kann in manchen Situationen ja durchaus gewollt sein.

    Im oben von tobit-user-24 angefragten Kontext sollte das @@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@ aber auf jeden Fall in der Include Datei stehen, da es sonst nicht sichergestellt ist das er immer eine Kopie aller Mails bekommt welche als Antwort auf eine Mail welche über die Liste ging erhält.

  • Tipp 6:
    Eine bessere Lösung als die Verwendung von @@VON Mailingliste@domain.tld@@ dürfte es sein den Reply To Header zu setzen im Mails an die Liste statt an den Original Absender zu erzwingen.

    Also oben unter 3. das:
    @@VON Mailingliste@domain.tld@@
    durch ein:
    @@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@
    ersetzen.

    Damit bleibt der Original Absender erhalten, Antworten sollte aber grundsätzlich an die Liste gehen.

    Bitte testen ob das auch bei allen Listeninsassen so funktioniert.
    Wenn es bei allen hinhaut sorgt es aber dafür das für alle schneller ersichtlich ist wer der jeweilige Absender der einzelnen Mails war ;-)


    Nachtrag: ich habe die Anleitung und den Tipp 5 oben mal entsprechend angepasst, da @@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@ definitiv den besseren Weg darstellt als die Nutzung von @@VON ...@@

  • lycra wenn es nur eine oder zumindest wenige Mailingliste wären... ;)

    Es sind halt recht viele Mailinglisten die ich umstellen müsste und wenn dann halt alle auf einmal, oder wenigstens sehr Zeitnah hintereinander, weil sonst die Gefahr besteht das was hintenüber fällt :/

    Ist aber durchaus kurzfristig mit auf der Liste zu erledigender Dinge 8)

    Am Ende wird sich das lohnen es mal zu erledigen, weil es nur noch einen Ort gibt die recht simpel zu verwalten.

  • Achtung: Korrektur

    Tobit hat einen Fehler in seiner Dokumentation.

    Der Befehl für die Empfänger in der Liste muss nicht mit @@NRL EMAIL beginnen, sondern nur mit @@NRL, also muss das in der Include Datei im Ergebnis so aussehen:

    @@NRL empfaenger1@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger2@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger3@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger4@domain.tld@@

    @@NRL empfaenger5@domain.tld@@

    Ich habe das oben korrigiert, wer es also erst jetzt nutzt kann dem was oben steht so folgen.
    Der Listeninhaber darf übrigens ruhig auch in der Liste stehen bekommt die Mail aber selbst wenn er im Weiterleiten An Feld der Regel steht dennoch nur eine Kopie und nicht zwei.

    Wichtig ist noch das man die Include Datei im Format nur Text speichert und das auch bei jedem bearbeiten wieder so umstellt, denn David hat da wohl einen Fehler im Editor, welcher dazu führt das die Datei bei jedem bearbeiten plötzlich wieder als HTML formatiert wird, also aufpassen ;)

    PS: ist mir nur aufgefallen weil ich mir eben gedacht hab das eigentlich ein schöner Tag wäre um mal eine Testmailingliste umzustellen...

  • o.k. das mit dem

    @@SMTPFIELD Reply-To: Mailingliste@domain.tld@@

    klappt leider nur für externe Empfänger, interne bekommen davon leider nichts mit :(

    da hilft dann nach aktueller Erkenntnis leider doch nur

    @@VON Mailingliste@domain.tld@@

    Was aber natürlich doof ist, da keiner mehr in seiner Nachrichten Liste sieht wer der tatsächliche Absender ist :(

    Ich hab dann mal eine anfrage an den Tobit Support gestellt.
    Mal schauen ob die eine Lösung haben...

  • Ich hab mich dann auch mal dran gemacht und alle meine Mailinglisten umgestellt, dabei ist mir dann noch aufgefallen das wir hier in der Include Datei noch den Betreff der über die Liste laufenden Mails ergänzen wollen um allen klar zu zeigen das es sich um Mails welche über die Liste gelaufen sind handelt.

    Tipp: 7

    Um den Listennamen mit in den Betreff aller über die Liste laufenden Mails zu bekommen braucht es folgende Zeile in der Include Datei.

    @@BETREFF [Verteiler-Name] %(SUBJECT)@@

    Tipp: 8

    Da der David ab und an leider ein merkwürdiges Verhalten an den Tag legt und den Inhalt von Include Dateien die man im David Archiv liegen hat entfernt oder ändert wenn man sie speichert kopiere ich deren korrekten Inhalt zusätzlich grundsätzlich in einen Kommentar der jeweiligen Include Datei. Was da drin steht fasst Tobit nämlich nie an und selbst wenn man eine Include Datei mal versehentlich durch den Service Layer jagt werden die @@Befehle dort nicht ausgewertet und verschwinden folglich auch nicht ;-) Mit Kommentar ist übrigens der rote Kommentar gemeint den man über Rechtsklick Kommentar editieren öffnen kann, nicht der Kommentar im Vorschaufenster.

  • Hallo,


    danke - habe es ausprobiert:


    wenn die maillinglisten-mitglieder antworten vervielfacht sich der Betreff, bei jeder neuen "rundmail"

    kommt ja dies mit rein:

    [Verteiler-Name] Re: [Verteiler-Name] AW: [Verteiler-Name] Re: [Verteiler-Name] Testmail

    Bei einer Diskussion wo man nur kurz auf STRG+R geht könnte das kontraproduktiv sein.

  • also du oben von Include Datei erstellen gesprochen hattest, (ich habe spontan vergessen wie das geht, bin der Meinung so kann man es auch machen:


    drücke F9

    trage ein Betreff ein

    füge folgenes in den Mailtext ein

    drücke ESC und speichere die Mail in den pers.Textbausteinen.


    @@SMTPFIELD Reply-To: ml@firma.com@@


    @@BETREFF [Verteiler-Name] %(SUBJECT)@@


    @@NRL mitglied1@contoso7777.com@@

    @@NRL mitglied3@contoso333.com@@

    @@NRL mitglied3@contoso.87563563com@@

    @@NRL mitglied3@firma@@

  • tobit-user-24 Ja, das mit der Betreff Vervielfältigung ist allerdings in der Tat so und sollte daher wohl eher nur aus Listen gemacht werden die keiner mit Antworten an die Liste bedenkt genutzt werden.
    Wir haben hier z.B. einige Listen über die nur regelmäßig Informationen an verschiedene Leser verteilt werden, da ist das dann dennoch gut brauchbar.
    Ansonsten müsste man das wohl etwas ausgefeilter behandeln.


    In die include Datei können grundsätzlich erst mal beliebig viele @@NRL Einträge, meine größte Liste hat derzeit rund 80 Einträge.


    Include Dateien erstelle ich immer über die Funktion neu und als Typ Dokument direkt in dem Ordner wo ich sie ablegen möchte. Oben in der Anleitung habe ich ja beschrieben das man diese für solche Mailinglisten am besten als Unterarchiv des Ordners für den man dann die passende(n) Verteilregel(n) einträgt anlegen sollte. Genau dort dann <Strg> + <großes-D> oder Rechtsklick + Dokument.

    In den persönlichen Textbausteinen würde ich die Include Dateien nicht ablegen, das schadet nur der Übersichtlichkeit und man gerät zu leicht in Gefahr sie dort doch mal anzufassen obwohl man es gerade nicht sollte. Außerdem wäre es dann nicht möglich das auch andere (passend berechtigte und eingewiesene) die Mailingliste verwalten, weswegen ich für sowas ein Archiv unter Ressourcen bevorzuge, auf dem ich dann die Rechte entsprechend so setze das da nur berechtige Einsicht nehmen und bearbeiten können.

  • Zu dem Problem mit der Zeile:

    @@BETREFF [Verteiler-Name] %(SUBJECT)@@

    Und dem Umstand das sich bei jeder Antwort an die Liste der [Verteiler-Name] vervielfacht würde mir dann noch folgende Lösung einfallen:

    als erstes ergänzen die Regel der Liste so, das sie bei Vorkommen des Verteilernamens in der Liste nicht mehr greift, ergänzen also um ein:
    Betreff einhält nicht "[Verteiler-Name]"


    dann duplizieren wir die include Datei und ändern darin den @@Betreff Befehl wie folgt:


    @@BETREFF [Verteiler-Name] Re: %(SUBJECT,"]",0- )@@


    dann duplizieren wir die Regel für den Veteiler und ändern dort die Bedingung:
    Betreff "einhält nicht" "[Verteiler-Name]"
    in:

    Betreff "einhält" "[Verteiler-Name]"


    und weisen dieser Regel dann die eben duplizierte und veränderte Include Datei zu.


    Nachteil davon ist das man dann künftig die @@NRL Liste in zwei Include Dateien aktuell halten muss.
    Wobei sich das sogar noch wieder durch das verwenden des Befehls:
    @@INCLUDE \\Servername\Pfad\zur\Include\Datei@@
    umschiffen lassen würde, in welche man die @@NRL eMail.domain.tld@@ Zeilen auslagert.
    Dazu muss die entsprechende Include Datei dann allerdings im Dateisystem liegen und nicht mehr als Dokument oder Mail im David Archiv.


    Mir wäre das jetzt zu viel Aufwand für den kleinen, bei uns nur selten vorkommenden kosmetischen Fehler. Aber es würde diesen kosmetischen Fehler eliminieren.

  • ok - danke, wir reden hierbei ja nicht über *.inc Datei die auf Dateiebene liegen.
    *.inc Dateien (auch include dateien) sind wichtig, wenn man sie vom DVadmin aus zuweisen möchte soweit ich weiß.

  • ok - danke, wir reden hierbei ja nicht über *.inc Datei die auf Dateiebene liegen.
    *.inc Dateien (auch include dateien) sind wichtig, wenn man sie vom DVadmin aus zuweisen möchte soweit ich weiß.

    In der ursprünglichen Variante ist das so, da reden wir nicht über .inc Dateien aus dem Dateisystem.

    In der von Dir gerade zitierten erweiterten Variante Zur Lösung des Betreff Vervielfältigen Problems habe ich dann ganz am Ende aber doch genau auf solche Bezug genommen, wenn man dabei vermeiden wollen würde das für jede Liste 2 - potentiell verschiedene - Dateien mit Mitgliedern liegen könnten.

    Aber in der Ursprünglicnen Variante geht es in der Tat ausschließlich um im Archiv liegende Dokumente welche über den Regel Editor direkt ausgewählt werden können.

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