Doppelte Emails automatisch löschen

  • Wir haben Verteiler-Mailadressen und einige Mitarbeiter sind in mehreren Verteiler-Mailadresse drin.

    Wenn eine Mail an mehrere Verteiler-Mailadressen geschickt wird, bekommen einige Mitarbeiter somit die Mails mehrfach, weil sie in den verschiedenen Verteiler-Mailadressen hinterlegt sind.


    Wie kann ich diese doppelten Mails automatisch löschen - es gibt so ein Tool Duplicate Remover - kann ich das dafür einsetzen?

  • Wenn man die Verteiler so einrichtet wie das bei uns der fall ist führt weder das versenden an mehrere Verteiler mit teilweise identischem Personenkreis noch das manuelle hinzufügen der gleichen Personen wie in den Verteilern in eines der Adressfelder zu Duplikaten bei den doppelt adressierten Empfängern.

    In diesem Thread hier kannst Du Dir unter anderem anschauen wie ich bei uns die Verteiler eingerichtet habe: RE: mailingliste mit tobit david


    Nachtrag: wenn Ihr Mails an mehr als einen Verteiler schicken wollt solltet Ihr auf die Ergänzung des Verteiler Namens im Betreff verzichten.
    Ich habe bei uns unterschiedliche Verteiler eingerichtet, solche die sich kombinieren lassen und solche bei denen eine Kombinierung nicht zweckmäßig ist weil der jeweilige Verteiler den Betreff um den Verteilernamen ergänzt.
    Wenn man in die Adresszeile einer Mail zwei Verteiler welche den Betreff ergänzen einträgt kommen auch bei uns zwei Mails bei so doppelt angegebenen Empfängern an.

    Wir vermeiden allerdings prinzipiell erst mal das überhaupt Mails an mehrere Verteiler geschickt werden müssen indem wir die Verteiler thematisch so ausgerichtet und befüllt haben das es für jeden Zweck einen passenden Verteiler gibt und sich das aus seinem Namen auch klar erkennen lässt.

    Einmal editiert, zuletzt von riawie ()

  • Ich denke für uns ist das nicht so praktikabel.


    Ich erkläre es nochmal am Beispiel:

    Der Produktionsleiter X ist in den drei Verteilern Einkauf: ek@domain.de, Zoll: zoll@domain.de, Produktion: p@domain.de.

    Wenn jmd jetzt eine Mail schreibt und meint, das müsse der Einkauf und der Zoll wissen, dann schreibt er an die beiden Verteiler Einkauf und Zoll und damit hat der Produktionsleiter die Mail zweimal im Posteingang, weil er in den beiden Verteilern ist.

    Das Problem ist, dass die Verteiler voneinander nichts wissen und man somit auch keine Duplikate ausfiltern kann. Ich denke es geht nur, indem man alle paar Minuten ein Skript laufen lässt, welches Duplikate löscht. Oder gibt es noch eine andere Lösung?

  • Jo, ist kein Problem, wenn Du die Verteiler so einrichtest wie ich das in dem von mir verlinkten Thread dargestellt habe, dabei aber drauf verzichtest bei den einzelnen Verteilern dem Betreff jeweils um den vorangestellten Verteilernamen erweitern zu lassen wird jeder Empfänger, egal wie oft er in Deinen verschiedenen Verteilern vorkommt nur genau eine Kopie der Nachricht in seinem Eingang erhalten.

    Das ist hier getestet und funktioniert.

    Nur dann wenn der Verteilername an welchen eine Mail geschickt wurde, oder wenn der Absender der über einen Verteiler gesendeten Mails auf den Verteiler selbst gesetzt werden soll (auch das ist eine Möglichkeit welche ich dort dargestellt habe, welche aber nicht genutzt werden muss), wird der Absender jeweils je Verteiler eine Kopie der Mail erhalten.

    Wenn Du aber nur die Basisfunktionalität der Verteiler umsetzt die ich dort beschrieben habe kann ein Empfänger problemlos in mehreren Verteilern stehen und über alle in welchen er steht gleichzeitig adressiert werden und wird dennoch nur genau eine Mail in seinem Eingang finden.

    Nachträglich ohne Drittsoftware Duplikate aus dem Eingang löschen klappt nicht.
    Duplikate schon beim Versenden über Verteiler vermeiden klappt hingegen schon.
    Ja, ist vermutlich einiges an Arbeit wenn Du deswegen nun eure Verteiler neu aufsetzen musst und mag je nach Dem wie Du Eure Verteiler aktuell organisiert hast auch umständlicher zu pflegen sein, hilft aber gegen Dein Problem ;)

  • das kommt drauf an wie die entsprechende Mail auf dem David Server ankommt, bzw. wie der David Server eingehende Mails bekommt. Werden die Mails per SMTP direkt eingeliefert klappt das auch jeden Fall, holt der David Server die Mails via POP3 bei einem Provider ab klappt das nur dann wenn beim Provider nicht für jede der Verteiler Adressen ein eigenes Postfach eingerichtet ist.
    Ideal hat man bei Mailabholung vom externen Provider grundsätzlich nur ein einziges Catchall Postfach welches entweder alles annimmt, oder über eine entsprechende Anzahl an Aliasen nur für die tatsächlich gewünschten Mailadressen. Ist die Zahl der möglichen Aliase begrenzt und es sollen dennoch nur Mails für bekannte eMail Adressen angenommen werden würde ich in so einer Konstellation zumindest alle Mail Verteiler in einem gemeinsamen Postfach annehmen und dem David Server die Verteilung der Mails an die tatsächlichen Empfänger überlassen. Dann funktioniert auch das von mir dargestellte Verfahren ohne das die Empfänger welche auf mehreren Verteilern stehen Doubletten erhalten.

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