Wo und wie habt Ihr Eure Dateien abgelegt? Im TAS, im Windows Explorer, im DMS?

  • Welche Konzepte habt Ihr denn, wenn es um die Ablage Eurer Dateien geht?


    Legt Ihr die alle im TAS ab? Dann kann man leider nicht nach den Inhalten dieser Dateien suchen.


    Oder verlinkt Ihr die zum Windows Explorer? Was passiert dann, wenn ich diese Dateien verschiebe oder verschieben muss, z.B. nach einem Rechnerwechsel? Volltextsuche ist dann über Desktopsuchmaschine möglich.


    Oder habt Ihr ein DMS-Programm im Einsatz? Eigentlich müssten ja z.B. die E-Mails sowieso revisionssicher archiviert sein. Nur wer macht das schon? Rein rechtlich, reicht die StrongBox von Tobit dafür aus?


    Gibt es bei Euch einen verbindlichen Ablageplan für Informationen? Nach Kunden, Projekten, Themen oder, oder...? Ist die Papierablage kompatibel dazu?

  • Vielleicht solltest Du spezifizieren, was Du genau für Dateien ablegen willst. Ansonsten wären allgemeine Antworten, wie "auf der Festplatte" richtig aber nutzlos.

  • Hallo Gerwin.


    Das Tobit David Archive System als DMS zu missbrauchen um beliebige Dateien und Dokumente zu hinterlegen ist zwar möglich, aber nicht sonderlich sinnvoll. Pro Datei, die hineinkopiert wird, werden auf physikalischer Ebene mindestens 3 Dateien angelegt, eine mit den Informationen der Mail und den Eigenschaften, eine mit dem Inhalt und eine Datei für den Anhang, worin sich dann die Datei befindet. Du vergrößerst damit deine TAS Datenmenge relativ schnell sehr stark, die David Datenbereinigung dauert länger und kann aus dem Tritt kommen. Im Ernstfall ist dann plötzlich deine Datei weg und nur die Information darüber liegt vor, das es die geben soll.


    Benutze David so, wie es gedacht ist, für E-Mail, Faxe, Termine, Aufgaben etc. und nicht als Datengrab für Binärdateien.


    Dafür bietet sich beispielsweise auch, so einfach es klingt, eine Netzwerkfreigabe an, auf der die Daten von den Clients über ein Netzlaufwerk abgelegt werden. Mit Lösungen wie der Windows Search oder Windows Desktop Search kannst du eine Server Indizierung anbinden. Der Server indiziert dann die Dokumente im Volltext und der Client kann diese durchsuchen. Persönlich habe ich das noch nicht umgesetzt, habe aber schon mehrmals das als Lösung gelesen.


    Des weiteren gibt es am Markt viele Anbieter mit richtigen Dokumentenmanagement Systemen. Bei solchen Angelegenheiten bist du dort am besten aufgehoben.


    Bezüglich der gesetzlichen Anforderung zur Archivierung des Schriftverkehrs ist zu sagen, dass die StrongBox als solche den Anforderungen nicht genügt. Denn die StrongBox bildet ja nur eine Momentaufnahme des Zustandes ab, an dem die Sicherung durchgeführt wurde. Die gesetzlichen Vorgaben erfordern aber, die E-Mail im Original und unveränderbar zu archiveren. Die Mail kann aber ja zwischen Zeitpunkt des Empfangs und Archivierung in der StrongBox beliebig bearbeitet oder gelöscht worden sein.


    Das heißt du brauchst ein System, das unabhängig vom Tobit David Server arbeitet. Mir ist kein System bekannt, das direkt Daten aus Tobit abgreifen kann, wohl aber Systeme, die als Proxy agieren können. Dieser nimmt eingehende E-Mails entgegen, sichert diese und sendet sie an David weiter. Genauso werde ausgehende E-Mails von David an das Sicherungssystem geschickt, dort archiviert und dann an den Empfänger weitergeleitet. Somit ist sichergestellt, das die ganze Kommunikation so archiviert ist, wie sie tatsächlich stattgefunden hat.


    Ein Produkt, das sowas kann, ist beispielsweise MailStore . Ich möchte aber in keinster Weise Werbung dafür machen, ist nur eben eine Lösung die mir bekannt ist, die Home Version nutze ich zur privaten Archivierung und die funktioniert ganz gut. Die bieten auch einen Leitfaden an, in dem erläutert wird, welchen Ansprüchen solch eine Sicherung genügen muss, wenn du dich dazu einlesen willst ist das sicherlich keine schlechte Idee.


    MfG

Jetzt mitmachen!

Du hast noch kein Benutzerkonto auf unserer Seite? Registriere dich kostenlos und nimm an unserer Community teil!