Hallo liebes Forum,
ich bin bei uns mit der Verwaltung der Adressen betraut worden und möchte das System etwas vereinfachen.
Momentan sieht das folgendermaßen aus (Absatz kann übersprungen werden, nur Hintergrund des Problems):
In einem Hauptordner liegen alle 2000 Adressen als einzelne Einträge. Jeder einzelne Eintrag wird nachdem er angelegt wurde verknüpftin einem Unterordner abgelegt (Strg+Shift+Ablegen-Methode), der die Empfänger nach Berufsgruppen oder Institutionen gliedert.
Damit nun ersichtlich wird, welcher Eintrag im Hauptordner mit welchem Eintrag im Unterordner verknüpft ist, wird beim Anlegen jedes Adresseintrags in das Feld "Geburtsdatum" der Name des Unterordners eingetragen. Seit dem Update auf David FX - was vor ein paar Monaten, kurz nach meiner Einstellung durchgeführt wurde - akzeptiert das Geburtsdatumsfeld nur noch Zahlen im Datumsformat - was ja auch Sinn ergibt. Nur leider hat das das ganze tolle System das hier seit Jahren gepflegt wurde zunichte gemacht.
Übergangsweise wurde dann das Feld "Fax privat" anstatt dem Geburtsdatum verwendet, da sich dieses auch in der Spaltenansicht anzeigen lässt und ansonsten nicht benötigt wird. Natürlich sind zusätzlich im Lauf der Zeit Karteileichen und doppelte Einträge enstanden, wenn ein Eintrag nicht mit einem Unterordner verknüpft wurde oder jeweils nur ein Teil des Paars "Original-Verknüpfung" gelöscht wurde.
Nach etwas Nachbohren wurde mir erklärt, man müsse dieses doppelte System fahren, um beim Suchen nach einem Kontakt alle Einträge auf einem Fleck zu haben und dann die QuickSearch benutzen zu können. Dass es auch möglich ist alle Unterordner durch Rechtsklick auf den Hauptordner durchsuchen zu lassen war wohl bisher nicht bekannt. Ich weiß auch nicht, ob dies vor dem Update auf David FX bereits der Fall war. Ich vermute es aber...
Eigentliche Frage:
Ich habe nun vorgeschlagen die Einträge zukünftig nur noch einmal anzulegen und zwar direkt in den Unterordnern. Das ergibt für mich mehr Sinn, erspart Aufwand beim Anlegen der Kontakte und vermeidet Karteileichen.
Ich habe allerdings nicht ganz verstanden, was eine Verknüpfung in David bedeutet. So wie ich es begreife - und hoffe - ist eine Verknüpfung nicht ein Eintrag sondern nur eine Eigenschaft eines Eintrages. D.h. wenn ich den Original-Eintrag im Hauptordner lösche, aus dem die Verknüpfung entstanden ist, dann bleibt mir im Unterordner ein vollwertiger Eintrag erhalten.
Dieses kleine rote Symbol in der "gelesen"-Spalte und ein Statement hier im Forum das ich beim Suchen aufgeschnappt habe, wonach eine Verknüpfung nicht auf Dateibasis sondern lediglich als Datenbankeintrag angelegt werde, hält mich zurück, die 2000 Einträge die wir im Hauptordner einfach zu löschen und nur den gespiegelten Inhalt der Unterordner zu behalten.
Ich würde mich freuen, wenn mir in diesem Punkt weiterhelfen könnte oder vielleicht sogar eine bessere Strategie, wie wir unsere Adressen verwalten, vorschlagen würde.
An den David-Support kann ich mich ja leider nicht wenden, da der Key im Login-Bereich nicht akzeptiert wird.
Grüße
Jan