Wie Mails von mehreren Arbeitspl. zentral bearbeiten

Hallo zusammen,

ich bin derzeit noch in der Testphase von DavidZehn und wurschtel nun bereist seit 5 Tagen an meinem Problem herum. Wenn ich das System nicht bald zum Laufen bekomme, ist die Testphase vorbei und ich hatte keine Gelegenheit die Funktionen an sich zu testen. Daher meine Frage hier im Forum.

Ich möchte gerne alle eingehenden Mails on 3 verschiedenen Arbeitsplätzen aus bearbeiten. Wenn eine Mail bearbeitet ist, sollen die anderen Arbeitsplätze dies sehen können. Auch sollen alle Arbeitsplätze auf ein und den selben Versand- und Ausgangs- Ordner zugreifen.
So möchte ich erreichen, dass alle Mitarbeiter jederzeit den gesamten Mailverkehr nachvollziehen können und keine Mails doppelt- oder gar nicht beantwortet werden. Allerdings sollten Mails nicht sofort auf allen Arbeitsplätzen als gelesen markiert werden, wenn diese auf einem Arbeitsplatz als gelesen markiert werden.
Wenn eine Mail gelöscht wird, sollte diese in allen Arbeitsplätzen verschwinden. Und wenn die untergeordneten Ordner neu strukturiert- oder gar gelöscht werden sollte dies auch auf allen Arbeitsplätzen geschehen.

Ich hoffe ich habe mich verständlich ausgedrückt und es erklärt sich jemand bereit mir Hilfestellung für Dummies zu geben.

Freundliche Grüsse

Marcel

Huhu du da...

also grundsätzlich hat ja jeder einen persönlichen Eingang und einen persönlichen Ausgang. Da landen eben alle Nachrichten von den Postfächern, die du den Benutzer jeweils im DvISE Admin zugewiesen hast.

Wie du sicherlich schon bemerkt hast kann man nicht allen drei Benutzern die gleiche eMail Adresse eintragen, da die eMails sonst immer nur einer bekommt.

Daher würde ich den Benutzern im DvISE Admin zum Beispiel als Hauptadresse einfach die Initialen oder Vornamen geben. Somit hast du schonmal erreicht, dass der interne Verkehr klappt, falls der eine dem andern mal was sagen will

Jetzt kannst du die eine Hauptemail Adresse z.B. im Grabbing Server als POP3 Postfach eintragen. Nachrichten an diesen landen nun schonmal im Unverteilt und Unverteilt sieht jeder und kann jeder machen was er will

Also haben wir nun:
- interner Verkehr
- extern ins Unverteilt (Gemeinsamer Eingang)

Da die Benutzer bei einer eMail nach draußen nun auch mit Initialen verschicken würden, was logischerweise nicht geht weils so ein Postfach nicht gibt, Kannst du einfach einen kleinen Textbaustein für externe Nachrichten erstellen, der zum Beispiel so aussieht:

Mit freundlichen Grüßen
Heinz Wäscher

@@von info@firma.de@@

Durch den @@ Befehl wird die folgende Versanadresse genutzt, welche logischerweise dem eingerichteten Konto entspricht. Wenn Ihr gar keinen internen Nachrichtenverkehr braucht, dann könntest das auch theoretisch als include Datei oder Vorlage automatisch hinterlegen lassen.

Nun erstellst noch irgendwo ein Archive, welches du z.B. Zentralausgang nennst und legst auf jeden Ausgang eine Regel an, die eine Kopie automatisch dort hinein kopiert.

Gruß
Anni

also sorry...
aber dafür ist der david dann das falsche produkt!
(auch exchange)

da solltest du dich nach einer web-basierten email-lösung umsehen, wie sie zb. in call-centern für die email-bearbeitung zum einsatz kommt.

Hmmm

Moin moin,

also wie haben auch mehrere große Emailkonten auf die die Mitarbeiter zugreifen.

Diese sind alles einzelne User zur email addy.

zB.: Info@domain.de --> Info ( Archiv im Tobit )
Service@domain.de --> Service ( Archiv im Tobit)

Jeder Mitarbeiter der damit arbeiten soll bekommt diese Archive in seinem Eingang verknüpft und hat nun so unter seinem Eingang alle Konten die er benötigt!

Dann haben wir im Archiv Info z.b. einen unter Ordner gesendet. In diesem werden via Regeln die emails hin geschoben und so kann man wenn man einen kompletten Prozess anhand einer eindeutigen ID ( selbst vergeben ) mit der Suchfunktion anschauen.

Jeder User bekommt alle email addy´s zum versenden eingetragen. Und muss diese selbstständig unter Absender auswählen.

Finde diese Lösung recht gut.

Ein Problem hat Sie die Suche wird immer langsamer.
Ab ein paar 100.000 emails braucht sie bei der ersten suche 20 min ( vll zum Index erstellen) und danach nur noch ein paar min.

Grüße aus Aschaffenburg

Zitat

Original von code-risk

Ein Problem hat Sie die Suche wird immer langsamer.
Ab ein paar 100.000 emails braucht sie bei der ersten suche 20 min ( vll zum Index erstellen) und danach nur noch ein paar min.

Grüße aus Aschaffenburg

Daher gibt Tobit auch an, nur um die 5.000 Nachrichten in einem Archive abzulegen. Das liegt auch nicht an David sondern eher an Windows. 100.000 eMails in einem Archive ergeben über 200.000 Dateien auf Windowsebene in dem einen Ordner. Damit kommt Windows schon net klar...

Bye Bye
Anni

Hi Anni,

die emails werden ja noch in mehrere unter Archives verteilt.

Mit Regeln etc. und es passiert selten das über 5.000 Mails pro Archives auftauchen.
Wenn doch wird wieder ein Unterarchive eröffnet das dann heiÃt 2005/2006.

GruÃ

Hallo zusammen,

zunächst einmal vielen Dank für Eure Antworten. Nachdem ich gerstern eine Anfrage an Tobit gestellt habe, erhielt ich heute einen Anruf von diesen. Mir wurde empfohlen über club.tobit einen Anfrage an die Techniker zu schreiben. Sobald ich Antwort habe, werde ich hier noch einmal bekannt geben, ob es mein Vorhaben so umzusetzen ist, oder nicht.

Grüsse

Marcel

Diese Antwort habe ich vom Support erhalten. Ich denke mal es spricht nichts dagegen dies hier zu veröffentlichen.

Mitteilung
Es besteht zunächst die Möglichkeit im David InfoCenter unterhalb der Archive -> Gruppen ein Allgemeines Archvie z.B. Info anzulegen. Wenn Sie per Verteilregel im DvISE Administrator einen Regel anlegen, dass alle Nachricht die an Info geschickt werden in diesem Archiv landen. Haben Sie zunächst den Zentralen Eingang. Wenn Sie zuätzlich wünschen dass alle Nachrichten, die über diese Adresse versendet werden sollen gesondert in einem Gruppen Ausgangsarchiv angelegt werden soll. Erstellen Sie bitte über die jeweiligen Benutzer in den Ausgangsarchiven eine Regel. Wenn Absenderkennung = Info dann zusätzlich in das neue Globle Ausgangsarchive verteilen.

Somit haben Sie eine Globe eMail Adresse die von jedem Benutzer aus verwaltet werden kann. Wenn Sie möchten, dass nur z.B. 3 Benutzer darauf zugreifen können. Vergeben Sie bitte über das Betriebssystem die jeweiligen Rechte.

Zusätzlich wäre noch die ausgehende Adresse bei den im Bespiel genannten drei Benutzer einzurichten. Öffnen Sie hierfür bitte den DvISE Administrator -> System -> Benutzer und bei den Benutzern wählen Sie bitte in der Allgemeinen Registerkarte unter »weitere« die ausgehende Adresse Info.

Somit haben die Benutzer die Möglichkeit im Nachrichten-Editor über den Button Absender den jeweiligen Absender auszuwählen.

Bei weiteren Rückfragen stehen wir Ihnen gerne weiter zur Verfügung

Herzliche Grüße aus Ahaus
Von Tobit Software
Datum 12.1.2007

Hallo zusammen,

diese Antwort ist doch eigentlich perfekt, genauso handhaben wir das im Normalfall auch. Von dem Weg mit den Kopien in die persönlichen Eingänge würde ich persönlich abraten. In diesem Fall weiß man nämlich nicht wirklich wer nun diese Mail bearbeitet. Besser ist es in diesem Fall in dem globalen Eingangsarchive mit Markierungen zu arbeiten. Mit Hilfe dieser kann man dann auch direkt sehen ob die Nachrichten schon bearbeitet werden.

Gruß Markus