Emailadressen aus Excel

So beschreibt es Tobit:

Q-103.077

Adressimport

Frage

Problem Externe Adressen sollen auf ein DvISE-System importiert werden.
Produkt David
Priorität keine
Effekt harmlos
Datum 10.12.2002

Antwort

DvISE bietet eine umfangreiche Importfunktion für Adressdateien im ASCII-Format. ErstellenSie eine reine DOS-ASCII-Textdatei (kein ANSI), die zeilenweise die einzelnen Datensätze enthält.Bei der Anordnung der Felder ist Folgendes zu beachten: Sie können entweder alle Felderoder nur die benötigten Felder aus einer Zeile aufnehmen. Diese Importdatei muss unter einembeliebigen Dateinamen mit der Erweiterung »*.NMR« (z.B. IMPORT.NMR) im Verzeichnis\DAVID\IMPORT erstellt werden. Der Service Layer entdeckt diese Datei und importiert selbstständigdie Daten in die angegebenen Archives. Anschließend wird diese Datei gelöscht.Sollte der Import fehlschlagen, weil z.B. das angegebene Archive nicht existiert, so wird die Importdateimit der Erweiterung »*.BAD« umbenannt (z.B. IMPORT.BAD) und es erfolgt ein Eintragim Archive »System - DvISE - Fehlermeldungen«.
Datensatz mit allen Daten
Wenn Sie alle Daten importieren möchten, erstellen Sie eine Zeile mit allen Daten in einerfestgelegten Reihenfolge:

Angezeigter Name;Fax;Vorname;2.Vorname;Nachname;Anrede;Titel;
Geburtstag;Firma;Straße;PLZ;Stadt;Land;Bundesland;WebSite;
Geschäftlich;Privat;Mobil;2.Fax;eMail;Voice-Box;SMS/Pager;
Zusatz;Kategorien;2.eMail

Die einzelnen Feldinhalte in dem Datensatz müssen durch ein Semikolon (;) voneinandergetrennt werden. Für leere Felder muss ebenfalls ein Semikolon gesetzt werden.

Beispiel:
Sander,Richard;+49 89 123456;Richard;;Sander;Herr;;
01.01.1970;Unserefirma;Dorfstr.4;12345;Kleinstadt;Deutschland;;
;;;;;richard.sander@unserefirma.com;;;;
0,1,0,1,0,1,0,1,0,1,0,1,0,1,0,1;sander@thn.net

Sind Datensätze nicht vollständig, wird für fehlende Einträge zwischen zwei Daten ein Doppelsemikolongesetzt. Fehlen alle Daten bis zum Ende der Felder, kann direkt in die nächste Zeile gesprungenwerden.

Datensatz mit ausgewählten Daten
In vielen Fällen werden Sie jedoch nicht alle Felder benötigen. Sie können daher durch einenParameter die benötigten Felder in der gewünschten Reihenfolge angeben. Geben Sie in einereigenen Zeile nacheinander die Variablen der Felder an, die Sie verwenden möchten. Die Variablenmüssen in eckigen Klammern stehen und durch ein Komma (kein Semikolon!) voneinandergetrennt werden. Eine Übersicht der Variablen finden Sie im vorhergehenden Kapitel.

Beispiel:
[ADR_NACHNAME,ADR_VORNAME,ADR_ANGEZEIGTER_NAME,ADR_FAX ]
Richter;Helmut;Richter,Helmut;0815 4711
Büscher;Petra;Meier +Co;0816 4712

Befindet sich ein # Zeichen an erster Stelle einer Zeile, so wird diese Zeile als Kommentar behandeltund dementsprechend beim Import ignoriert. Der Inhalt dieser Zeile wird also nicht ausgewertet.

Kategorien
Wenn Sie beim Import auch die Kategorien berücksichtigen wollen, so setzen Sie an entsprechenderStelle in jede Zeile eine Folge der Ziffern 0 und 1, jeweils durch Komma getrennt. Dieerste Ziffer symbolisiert die erste Kategorie, die zweite Ziffer steht für die zweite Kategorie,usw. Dabei bedeutet eine 1, dass der Adresseintrag der zugehörigen Kategorie zugewiesenwird; bei 0 wird die Kategorie nicht gesetzt. Bitte beachten Sie, dass für jede der 16 Kategorieneine entsprechende Ziffer angegeben werden muss. Sollen also einem Adresseintrag dieKategorien 5, 8, 10 und 14 zugeordnet werden, so ist folgender Eintrag einzufügen:

[ADR_NACHNAME,ADR_VORNAME,ADR_ANGEZEIGTER_NAME,ADR_FAX,
ADR_KATEGORIE ]
Richter;Helmut;Richter,Helmut;024527761
Büscher;Petra;Meier +Co;055825;0,0,0,0,1,0,0,1,0,1,0,0,0,1,0,0

Es gibt bei DvISE maximal 16 Kategorien, deren Namen im Service Layer unter »Datenbank-> Kategorien« definiert sind. Die Standard Bezeichnungen können in diesem Menü geändertwerden.

Import in beliebige Archives
Standardmäßig werden alle importierten Daten im Archive »Archive -> Adressen« abgelegt.Wenn Sie die Daten in ein anderes Archive importieren möchten, müssen Sie dieses Archivein einer eigenen Zeile in der Importdatei angeben. Die Zeile muss den Servernamen, das Volumeund den kompletten Pfad des Archives enthalten. Die Angaben müssen in eckigenKlammern stehen.

Den Pfad erhalten Sie, indem Sie im Tobit InfoCenter die »Eigenschaften« des Archives aufrufen(rechte Maustaste oder Menüpunkt »Datei -> Eigenschaften«) und hier das blaue Archive-Symbol anklicken.

Beispiel NetWare:
[\\SERVERNAME\VOL\DAVID\ARCHIVE\USER\90010002\ADDRESS]

Beispiel Windows:
[\\SERVERNAME\DAVID\ARCHIVE\USER\90010002\ADDRESS]
Richter,Helmut;0815 4711;Helmut;;Richter;Herr;;20.12.66
Meier +Co;0816 4712;Petra;;Büscher;Frau

Die erste angegebene Adresse wird gleichzeitig als bevorzugte Adresse für den Versand eingetragen.Mit dem Parameter »Default=0|1|2|3|4|5« können Sie jedoch eine andere Adresseals bevorzugte Adresse angeben. Geben Sie den Parameter »Default« ebenfalls in eckigenKlammern in einer separaten Zeile direkt unterhalb des Variablen-Strings an. Die folgendenWerte sind definiert:

0 = Fax 3 = Voice-Box
1 = 2. Fax 4 = SMS/Pager
2 = eMail 5 = 2. eMail

Beispiel:
[\\SERVERNAME\DAVID\ARCHIVE\USER\10004000\ADDRESS]
[ADR_NACHNAME,ADR_VORNAME,ADR_FAX,ADR_EMAIL]
[DEFAULT=2 ]
Richter;Helmut;0815 4711;richter@unserefirma.de
Büscher;Petra;0816 4712;meier@yourcompany.com

Bei diesem Beispiel wird also jeweils die erste eMail Adresse eines jeden Eintrags als bevorzugteAdresse markiert.

Archive-Bereinigung vor Import
Beim Importieren der Daten wird nicht überprüft, ob eine Adresse mit gleichen Daten bereitsvorhanden ist. Falls eine solche Überprüfung erwünscht ist, können Sie nur mit Hilfe der Zeile[DEL] in der Importdatei veranlassen, dass der Service Layer vor dem Importieren alle imZiel-Archive vorhandenen Einträge zuerst löscht und danach die neuen Daten importiertwerden.

Beispiel:
[\\SERVERNAME\DAVID\ARCHIVE\USER\10004000\ADDRESS]
[ADR_NACHNAME,ADR_VORNAME,ADR_FAX,ADR_EMAIL]
[DEL ]
[DEFAULT=2]
Richter;Helmut;0815 4711;richter@unserefirma.com
Büscher;Petra;0816 4712;meier@ourcompany.com

Import im ANSI-Format
Als Standard wird beim Adressimport generell der OEM-Zeichensatz erwartet. Die Importdateisollte also mit einem DOS-Editor erstellt werden. Ist das Erstellen mit einem DOS-Editor jedochnicht möglich oder nicht erwünscht, kann auch ein Windows-Editor verwendet werden.In diesem Fall basieren die zu importierenden Daten auf dem ANSI-Zeichensatz, was in derImportdatei durch die zusätzliche Zeile [ANSI] zu kennzeichnen ist. Diese Zeile muss zwingendals erste Zeile an den Anfang der Importdatei geschrieben werden.

Beispiel:
[ANSI]
[\\SERVERNAME \DAVID\ARCHIVE\USER\10004000\ADDRESS]
[ADR_NACHNAME,ADR_VORNAME,ADR_FAX,ADR_EMAIL]
[DEL ]
[DEFAULT=2]
Richter;Helmut;0815 4711;richter@unserefirma.com
Büscher;Petra;0816 4712;meier@ourcompany.com

Gruß
Holger