Howto: Tipps und Tricks zur manuellen Migration David -> M365

Mahlzeit zusammen! Da ich schon sehr viel Info aus diesem Forum bezogen habe, soll heute mal ein bisschen Input zurückfließen. Das Thema steht ja schon im Betreff; bei uns ist es inzwischen so, dass auch treue langjährige David-Kunden immer häufiger nach einer Umstellung Outlook/Exchange/M365 verlangen. Der Editor des neuen Clients zum Beispiel nervt viele User, und es scheint seitens Tobit kaum noch Entwicklung stattzufinden. Naja, und als CSP verdient man zwar an einem M365-Abo echt wenig - aber "echt wenig" ist immer noch mehr als das "gar nix" bei Tobit, nachdem vor Jahren die Sitecare-Provision ersatzlos gestrichen wurde.

Aber egal, darüber ist ja schon ausführlich diskutiert worden. Auch das Thema Migration hatten wir schon, hier sei insbesondere dieser Thread erwähnt, den Umsteller sich auf jeden Fall anschauen sollten.

Warum also dieser Artikel? Ich möchte einfach mal die Erfahrungen weitergeben, die wir in der Praxis gesammelt haben, vielleicht hilft das ja dem ein oder anderen. Die untenstehenden Anleitungen verstehen sich NICHT als allumfassendes "so muss es gemacht werden", sondern als EINE Möglichkeit, Dinge zu tun. Es sind Anregungen, nicht mehr. Viele Wege führen nach Rom! Außerdem widme ich mich in erster Linie der manuellen Migration, also Daten kopieren "zu Fuß". Für größere Installationen sind passende Tools sicher sinnvoller, dazu bitte den oben verlinkten Thread zu Rate ziehen. Also dann.

1) Mails übernehmen

1a) Active Sync ins Outlook - nach meinem Empfinden die einfachste Variante. Man schnappt sich das bereits eingerichtete Outlook des Users und bindet (quasi wie ein Smartphone) die persönlichen David-Archive des Benutzers ein. Aktuelle Outlook-Versionen beherrschen hierfür das eigentlich nur für mobile Anwendung gedachte Mobile Active-Sync-Protokoll, allerdings munkelt man, dass diese Unterstützung in neuen Versionen bzw. dem "New Outlook" wegfällt. Stand 2024-05 hat's mit dem klassischen Outlook aus M365 noch gut geklappt.

Für die Einbindung ist in David dem User natürlich das Recht "Remote Access nutzen" zu geben, dann sollten passende Zugangsdaten hinterlegt sein, und natürlich muss die Webbox (idealerweise incl. gültigem Zertifikat) erreicht werden können. Die Einbindung des Kontos erfolgt NICHT aus Outlook heraus (der Assistent dort schnallt es nicht), sondern über den Aufruf der klassischen Systemsteuerung via "control.exe", dort über den Abschnitt "Mail (Microsoft Outlook)". Neues Konto hinzufügen -> manuelle Konfiguration -> Exchange Active Sync -> Beim E-Mail-Server die Adresse der Webbox angeben, User und Kennwort gemäß David-Freigabe. Bei Bedarf kann letzteres im David Admin oder im Client unter Einstellungen -> Zugang überschrieben werden.

Wenn alles klappt, hat man nun beide Konten parallel im Outlook und kann Mails und Ordner von David zum Exchange-Konto verschieben. Kopieren geht natürlich auch, aber beim Verschieben sieht man am Ende dann schön, was evtl. "hängen geblieben ist". Übrig bleiben auf jeden Fall evtl. vohandene Wiedervorlagen.

Großer Vorteil dieser Methode ist, dass sich auch die Adressen ins Outlook schieben lassen. Beim Kalender wurde es etwas fummelig, aber kann auch sein, dass ich nur die richtige Ansicht nicht gefunden habe. Mein Ansatz dazu folgt weiter unten.

Nachteile gibt's allerdings auch: Da die Webbox von extern angesteuert wird und Outlook nach einer nicht immer ganz nachvollziehbaren Reihenfolge Ordner abfragt, kann sich die Sache mitunter ziehen - insbesondere, wenn die Internet-Leitung nicht besonders dick ist. Die Schnittstelle an sich ist aber ziemlich stabil.

1b) Mail Access Server und IMAP-Zugriff - alternativ kann man David mit dem Mail Access Server anweisen, sich als IMAP-Server auszugeben. So ist ein Zugriff mit fast beliebigen Programmen möglich, z. B. Thunderbird oder (haben wir probiert) Mailstore. Hat man die Daten in so ein Programm überführt, lassen sie sich ggf. eleganter in Outlook exportieren als mit dem direkten Weg. Oder aber man legt das Konto wiederum direkt in Outlook an, das war bei uns von wenig Erfolg gekrönt (Unterordner blieben leer), und der seltsame Umgang von Outlook mit IMAP oder POP ist ja schon fast legendär... Aber versuchen kann man's natürlich trotzdem.

Die Freigabe der persönlichen Ordner erfolgt wieder per Einstellung im Client bzw. im David Admin (wie oben beim Active Sync). Vorteil von IMAP: Der Mailclient kann sich direkt im LAN bedienen, das Internet braucht's nur zum Hochschaufeln der Daten ins M365/Exchange-Online-Konto. Das kann mitunter einen erheblichen Unterschied machen.

Wir haben das Ganze mit Mailstore ausprobiert, und es lief gut. Sofern der Kunde die Software nicht besitzt, wäre allerdings eine Lizenz fällig - das prinzipiell durchaus geeignete kostenlose "Mailstore Home" darf nur privat verwendet werden. Das erstellte Archiv exportiert man ansschließend z. B. in eine PST-Datei, bindet diese in Outlook ein und schiebt dann wieder die Nachrichten zum M365-Konto.

Fallen im Detail: Der David MAS gibt stumpf alles raus, was ihm in die Finger kommt. Je nach IMAP-Client sollte man aber schauen, ob die User Ordner mit speziellen Zeichen verwendet haben - damit kommt nicht jede Software klar. Mailstore hat sich im Test z. B. an folgenden Zeichen in Ordnernamen verschluckt: Potenzen (m²), Doppelpunkte (Uhrzeiten...), aber auch bei so kuriosen Sachen wie einer "Klammer auf", die nicht geschlossen wurde. "Ordner (1)" wurde verdaut, "Ordner (2" hingegen nicht. Schon spannend.

1c) Export von .eml-Dateien - das ist die "100% zu Fuß"-Methode. Per drag'n'drop die Mails aus David in einen Ordner auf dem PC ziehen, wo diese als einzelne .eml gespeichert werden. Leider ist Outlook beim Import nicht sonderlich schlau, und man kann (nach meiner Kenntnis) immer nur eine Datei zur Zeit öffnen und manuell speichern. Bliebe also der Import in ein anderes Programm (Thunderbird, Mailstore...) und von dort aus im nächsten Schritt zu Outlook. Früher [tm] konnte das in Windows enthaltene "Outlook Express" das ebenfalls; mit den aktuellen Vertretern "Windows Mail" und Co. haben wir es aber nicht ausprobiert. Variante 1a und 1b sind eh vorzuziehen.

Hat man das Mail-Thema erschlagen, geht das Wehklagen der User allerdings oft erst richtig los. Vermisst werden z. B. Termine und Kalendereinträge, sofern deren Umkopieren mit einer der obigen Methoden nicht klappte. Hierfür haben wir folgendes herausgefunden:

Kalender - Auf David-Seite recht simpel. Man stellt in den Eigenschaften des Kalender-Archivs die Ansicht von "Kalender" auf "Eingang". Dann hat man alle Einträge schön in einer langen Liste. Die zieht man per drag'n'drop in einen Ordner auf den PC, wo sie als .ics abgelegt werden.

Outlook ist aber doof und mag zwar .ics importieren, jedoch immer nur einen Eintrag zu Zeit... Das kann mühsam werden. Einige Tools im Internet versprechen Abhilfe, aber so richtig rund laufen wollte das bei uns nicht. Allerdings geht es auch ziemlich simpel, wie dieser Link beschreibt. Dazu werden alle einzelnen .ics in eine große geschrieben. Kurzversion:

• Alle ICS in einen Ordner exportieren (z. B. d'n'd aus David)
• Aus den Dateien eine große machen: CMD öffnen und "copy *.ics alle.ics"
• alle.ics mit Editor öffnen
• Die Datei editieren: BEGIN:VCALENDAR darf nur EINMAL im Dokument existieren, nämlich beim ersten Eintrag. Alle weiteren BEGIN:VCALENDAR weglöschen mit der "Suchen + Ersetzten"-Funktion (ersetzten durch: nix, NICHT durch Leerzeichen!)
• Analog für END:VCALENDAR, darf nur einmal ganz am Ende vorkommen, auch hier mit S+E alle anderen tilgen
• Manuell prüfen, dass zwischen den Einträgen nur leere Zeilen sind, keine Leerzeichen etc.
• Weitere manuelle Ergänzung: Folgende Zeilen hinzufügen (die Kommentare hinter den Pfeilen nicht):

END:VALARM <- existiert schon
END:VEVENT <- ergänzen!

PRODID:-//Microsoft Corporation//Outlook 16.0 MIMEDIR//EN  <- ergänzen!
VERSION:2.0  <- existiert schon

Die so erstellte Datei alle.ics kann nun per drag'n'drop oder Importfunktion in Outlook eingelesen werden und enthält sämtliche exportierten Kalendereinträge.

Kontakte/Adressen - gleiches Problem wie oben. Man kann die Adressen aus David ziehen, Outlook mag aber immer nur eine .vcf zur Zeit importieren. Zwar lassen sich mehrere Dateien auf einen Schwung rüberziehen, aber es wird jeweils ein eigenes Fenster geöffnet, das man mit "Speichern" wegklicken muss.

Unter diesem Link gibt's ein kleines Script, das an der dummen Einschränkung von Outlook zwar auch nichts ändert, das einem aber immerhin die Klickarbeit abnimmt. Je nach PC-Geschwindkeit sind 1-2 Adressen pro Sekunde drin, also zeitlich überschaubar (bzw. kann man mal abends laufen lassen). Und so funktioniert's:

WICHTIG: In den Windows-Einstellungen zunächst sicherstellen, dass Outlook Standard-Programm für .vcf-Dateien ist! Per Doppelklick auf eine .vcf darf nicht der David-Client kommen!

• Alle .vcf in ein Verzeichnis kopieren, hier im Beispiel c:\vcards
• Outlook öffnen.
• Mit Alt + F11 den VBA-Editor öffnen
• Links die Baumstruktur aufklappen: Projekt1 -> Microsoft Outlook Objekt -> ThisOutlookSession.
• Letzteres doppelklicken und in das erscheinende Code-Fenster das untenstehende Script kopieren.
• Ggf. den Datei-Pfad (Zeilen 3 und 5) anpassen
• mit dem grünen Pfeil die Ausführung starten.

Sub OpenSaveVCard()
Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Set fsDir = fso.GetFolder("C:\VCARDS")
For Each fsFile In fsDir.Files
strVCName = "C:\VCARDS\" & fsFile.Name
Set objOL = CreateObject("Outlook.Application")
Set colInsp = objOL.Inspectors
If colInsp.Count = 0 Then
Set objWSHShell = CreateObject("WScript.Shell")
objWSHShell.Run Chr(34) & strVCName & Chr(34)
DoEvents
Set colInsp = objOL.Inspectors
If Err = 0 Then
Do Until colInsp.Count = 1
DoEvents
Loop
colInsp.Item(1).CurrentItem.Save
colInsp.Item(1).Close olDiscard
Set colInsp = Nothing
Set objOL = Nothing
Set objWSHShell = Nothing
End If
End If
Next
End Sub

Das Script öffnet jede Datei im Verzeichnis und "klickt" auf "Speichern". Lief bei uns super.

OK, das soll's dann auch schon gewesen sein. Die Sache mit den Adressen und Kalendereinträgen fanden wir ganz praktisch. Wie gesagt, das ist alles nur eine Anregung, es gibt viele andere Ansätze, auch Tools etc., aber diese Variante hat für uns funktioniert.

Generell noch als Tipp: Schaut euch die Datenstruktur im David vorher gut an und erwägt ggf. den Einsatz eines Migrations-Tools, selbst wenn es Geld kostet. Wir hatten bei einem Kunden mit nur 2 Usern leichtfertig gesagt, dass wir das dann mal schnell manuell machen, und am Ende stellte sich heraus, dass ein User knapp 5000 Ordner und Unterordner und Unterunterordner mit teils exotischen Sonderzeichen hatte - da ging es weder mit ActiveSync noch per IMAP richtig voran, und wir mussten einen Großteil der Ordner händisch abgleichen, was die Anzahl der Mails anging.

Jeder Kunde, den wir umstellen, tut uns ein bisschen weh; wir kennen Tobit seit 1993 und halten David nach wie vor für ein gutes Produkt. Die Argumente gegen Outlook/Exchange sind wohl bekannt, auch dass manch User das ein oder andere David-Feature vermisst. Die Admins erst recht. ABER man muss halt auch sagen, dass bisher kein Kunde zurück wollte. Einmal sauber eingerichtet läuft M365 ziemlich schmerzfrei - im Rahmen seiner Möglichkeiten (dieser zähe, vollgestopfte Klops namens Outlook wird mir in diesem Leben nicht mehr sympathisch werden). Die User kommen nach der Umstellung ziemlich gut klar.

Also, vielleicht kann jemand die Infos gebrauchen. Happy Mailing allerseits

Ich stell's mal hier mit rein, weil es zusammenfassend ganz gut ins Hauptthema passt. Auch wenn die Lösungen in anderen Threads bereits beschrieben wurden.

Nach der Umstellung möchte man ggf. den David-Client noch als Nachschlagewerk behalten, falls z. B. nicht alle alten Mails zu Exchange übernommen wurden. Dann stellt sich die Aufgabe, Outlook zum Standard-Mailclient zu machen, was unter Windows u. U. gar nicht so einfach ist.

1) Klar, Systemsteuerung (bzw. "Einstellungen") -> Apps -> Standardapps. Outlook alle Verknüpfungen geben, die es haben will.

2) Zum Zurücksetzen der MAPI eine Kommandozeile öffnen und unter "c:\program files" bzw. "c:\program files (x86)" den Ordner "Tobit InfoCenter\DVSMAPI" suchen und die darin enthaltene DVSMAPI.EXE mit Parameter "-U" ausführen, um die David MAPI zu deinstallieren. Lief auf dem Rechner ausschließlich der neue Clients, gibt es kein "Tobit Infocenter", sondern nur einen Programmordner "David Client". Dann ist dieser Schritt nicht nötig

3) Hat man all das durchgeführt und probiert mal Rechtsklick auf eine Datei und "Senden an -> E-Mail-Empfänger" kommt vermutlich trotzdem der David-Client. Es gibt in der Registry dafür mehrere Einträge, einen in HKLM\SOFTWARE\Clients\Mail und einen in HKCU\Software\Clients\Mail - letzterer war in unseren Installationen stets der, an dem es hing. Also HKCU\Software\Clients\Mail aufrufen und den Wert "Standard" auf "Microsoft Outlook" stellen. Bzw. untenstehendes als outlookchef.reg abspeichern und ausführen:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Clients\Mail]
@="Microsoft Outlook"

Der umgekehrte Weg wäre hier übrigens "david Modern Client" als Standard für den neuen bzw. "david Client" für den klassischen David-Client.