Hallo Sea.
Normalerweise nutzt David die email Adresse als Absender, die in der Benutzerkonfiguration im DavidAdministrator als Hauptadresse eingetragen wurde. Man kann/könnte das Ganze aber auch mit speziellen Befehlen (@@VON mustermann@domäne.de@@) in der eigentlichen email, einer verwendeten Signatur oder einer Datei (include Datei), welche dann dem Benutzer hinterlegt wird, überschreiben.
Wenn deine Benutzer weder die vertrieb@ noch die post@ als Hauptadresse eingetragen haben, so wurde diese vielleicht als "Weitere" hinzugefügt. Somit kann man im Nachrichten Editor den Absender in einem PullDown Menü auswählen und zwischen der Hauptadresse und der zusätzlich eingetragenen Adressen wählen. Vergessen das manche User vielleicht? Alternativ könnte es auch sein, dass Ihr für den Vertrieb eine spezielle email Vorlage nutzt und dort irgendwo ganz klein der Befehl @@VON vertrieb@domäne.de@@ eingetragen wurde. Selbiges mit der post@. Vielleicht verwenden die Nutzer die Vorlage plötzlich nicht mehr und somit wird mit der Hauptadresse verschickt, die wahrscheinlich nur aus dem Benutzernamen besteht. Ich hoffe, du kannst die Ursache dadurch ein wenig weiter eingrenzen.