Unterteilung im Ablagen-Ordner ändern von Monats- auf Jahresunterteilung

    Wir haben bei uns grundsätzlich den Dienst "Automatische Ablage" aktiviert. Nach einer gewissen Zeit (3 Monate) werden die gelesenen Nachrichten in den Ablagen-Ordner verschoben bei einer Unterteilung in Jahr und Monat. Nun haben wir einige Ordner, bei denen sich im Laufe der Zeit herausgestellt hat, dass so wenige Nachrichten eingehen, dass eine Unterteilung in Jahr (und nicht mehr zusätzlich in Monat) genügen würde.

    Wenn ich dies beim jeweiligen Ordner im Dienst entsprechend einstelle (nur noch "Jahresunterteilung"), werden die neuen Nachrichten auch nur noch in Jahre und nicht mehr in Monate unterteilt. Soweit alles wunderbar.

    Wie kann ich das aber für ältere Nachrichten nachholen, die sich bereits im Ablagen-Ordner in Jahr und Monat unterteilt befinden? Ziel ist letztlich also, dass der betreffende Ablagen-Ordner hinterher nur noch in Jahre unterteilt ist.

    Ich habe überlegt, das manuell zu machen, indem ich zunächst im jeweiligen Ordner den Haken bei "Dateien zusammenfassen" entferne und die Datenbereinigung durchlaufen lasse. Danach müsste ich die Nachrichten manuell entsprechend verschieben können. Abschließend könnte ich "Dateien zusammenfassen" wieder aktivieren.

    Gibt es vielleicht auch eine andere bzw. einfachere Möglichkeit?

    einfacher? nicht unbedigt, aber sauberer.
    Denn wenn Du die Nachrichten von Hand verschiebst veränderst Du damit ihren Status.

    Also, in jedem Unterordner, der aufgelöst werden soll einfach selbst eine Automatische Ablage aktivieren, dabei die Haken für die Unterteilung aus und unter Erweitert den Zielordner auswählen, also den Ordner wo das ganze Zeug her gekommen ist.

    Warum nicht direkt das Jahr in welches das archiviert werden soll?
    Weil das dazu führen kann das die Sortierung anschließend falsch ist.

    Nach der ersten Nacht sind Deine Monatsordner leer und können gelöscht werden.
    Nach der nächsten Nacht sieht alles so aus wie es aussehen soll.

    Ich hab sowas schon häufiger machen müssen, bislang hat das nie Theater damit gegeben.

    Danke für den Tipp. Ich bin noch nicht ganz sicher, ob ich es richtig verstanden habe.

    Beispiel: Ordner "Telekom", darunter der Ablage-Ordner mit entsprechender Unterteilung in Jahr und Monat.

    Ich soll nun bei allen Monatsordnern jeweils eine automatische Ablage aktivieren und über Erweitert als Ziel-Ordner wieder "Telekom" auswählen? Momentan kann ich auf dieser Ebene keine automatische Ablage aktivieren (ausgegraut). Liegt das daran, dass der Ablage-Ordner noch komprimiert ist ("Dateien zusammenfassen")?

    Quote from BuggerT

    Liegt das daran, dass der Ablage-Ordner noch komprimiert ist ("Dateien zusammenfassen")?

    ja, die Ordner müssen erst entpackt werden.
    Aber Achtung, stell das entpacken nicht bei zu vielen Ordnern gleichzeitig ein, falls der Plattenplatz auf dem Server das nicht hergibt ;)
    Du hast zwar geschrieben das es nicht sehr viele Mails pro Jahr sind, aber es könnten ja große dabei sein ;)

    Ansonsten hast Du das so wiedergegeben wie ich es beschrieben habe.

    Probiere es einfach erst mal mit einem Ordner aus, dann siehst Du wie das läuft ;)

    Ich hab so schon wirklich große Archiv Strukturen umgebaut.
    Allerdings immer schön über die Zeit verteilt, weil das bei uns wirklich riesige Datenmengen waren, die dann da entpackt und verschoben werden mussten.

    Kurzes Update:

    So wirklich erfolgreich war ich bisher leider nicht.

    Quote from riawie

    Also, in jedem Unterordner, der aufgelöst werden soll einfach selbst eine Automatische Ablage aktivieren, dabei die Haken für die Unterteilung aus und unter Erweitert den Zielordner auswählen, also den Ordner wo das ganze Zeug her gekommen ist.

    Das lässt David bei mir leider nicht zu. Es muss immer mindestens ein Haken gesetzt sein (z.B. Jahresunterteilung). Wenn ich den Haken auf Jahresunterteilung gesetzt lasse, werden die Nachrichten in meinem Beispiel nicht in Telekom, sondern in Telekom => Jahr verschoben. Wenn ich dort dann wieder die automatische Ablage aktiviere, erstellt David in der nächsten Nacht einen neuen Ablage-Ordner unter dem Ordner Telekom => Jahr. Ich hänge hier mal einen Screenshot an. Was mache ich falsch? Über die automatische Ablage einfach nur verschieben in den Hauptordner scheint bei mir wegen der zwingend angehakten (Jahres-)Unterteilung nicht zu funktionieren.

    Quote from BuggerT

    Das lässt David bei mir leider nicht zu. Es muss immer mindestens ein Haken gesetzt sein (z.B. Jahresunterteilung).

    Ich hab das gerade mal geprüft.
    Das ist allerdings neu, das ging früher auch ohne Jahresunterteilung.
    Mindestens im letzten Jahr ging das auch noch ohne Jahresunterteilung.

    Stand nun wird Dir also nichts anderes übrig bleiben als die Jahresunterteilung zu akzeptieren, Du kannst aber zumindest die Unterteilung nach Monat und Tag loswerden.
    Als Zielordner ist folglich der Ordner eine Ebene über den Jahresordnern anzugeben.
    Mit dem Wissen solltest Du allerdings dennoch in der Lage sein das ganze relativ leicht auf die minimal erzwungene Struktur zusammenzufassen.

    Gefällt mir nicht diese Einschränkung, wird man aber mit leben können.

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