E-Mails verteilen - Betreff zentral auswerten

  • Hallo, wie ist es möglich E-Mails nach dem Betreff zentral auszuwerten und zu verteilen?

    Beispiel:

    Eine E-Mail für Benutzer A mit dem Betreff beginnend "Kunde X" geht ein. Diese soll automatisch in den zentralen Ordner "O" kopiert werden und dem Benutzer zugestellt werden.

    Eine zweite E-Mail für Benutzer D mit dem Betreff beginnend "Kunde X" geht ein. Diese soll ebenfalls automatisch in den zentralen Ordner "O" kopiert werden und dem Benutzer zugestellt werden.

    Die Absender können sich unterscheiden. Nur der Betreff enthält jedes Mal "*Kunde X*".

    Ziel ist also, alle eingehenden E-Mails die "Kunde X" betreffen, zusätzlich zentral zu speichern.

    Ich weiß, man könnte das über die Regeln abbilden, das ist jedoch bei vielen Benutzern und vielen Kunden ziemlich aufwendig, wenn nicht sogar unzumutbar.

    Hat jemand eine Idee, wie ich das ohne ganz großen Aufwand lösen könnte?

    Besten Dank und Grüße
    BOOH

  • Hallo,

    also die Regeln könntest du per Startscript automatisch bei allen Usern hinterlegen lassen. Unten ein Beispiel aus der Api-Doku. Müsste halt noch auf den Betreff geändert werden. Du leitest dann alle Mail mit Betreff "Kunde*" auf einen anderen Ordner um. Im neuen Ordner könntest du dann weiter verteilen, wenn du eine Ordnerstruktur mit den Kunden benötigst. Oder du baust einen Zähler ein und lässt das ganze in einer Schleife durchlaufen, sodass du pro Schleifendurchlauf eine neue Regel generierst (Kunde001, Kunde002, Kunde003, Kunde, ..., Kunde999) . Ich kann dir aber nicht sagen, wie viele Regeln David in einem Ordner zulässt. Du kannst per Script auch prüfen, ob die Regel bei den Usern noch existiert. Falls das nicht mehr der Fall ist einfach wieder anlegen.

    PS: Bitte vergiss aber bei deinem Vorhaben den Datenschutz nicht, wenn du ungefragt E-Mails aus persönlichen Ordnern in andere kopierst.

    Gruß

    Baumi

  • Hallo zusammen,

    wir verteilen ausgehende Mails automatisch in Projektordner (Gruppenordner), damit alle Zugriff darauf haben. Dazu erstellt der Admin im Ausgangsordner die Regeln. Diese urt-Datei wird nachts per Aufgabenscript (im Windows) in alle User-Ausgangsordner kopiert.

    Eingehende Mails müssen von Hand verschoben werden: einmal aus Datenschutzgründen, zum anderen sind viele nicht in der Lage aussagekräftige Betreffzeilen zu erzeugen, so dass eine automatisierte Zuordnung bei uns gar nicht möglich ist.

    Nachteil unserer Lösung ist natürlich, dass User, die sich eigene Regeln im Postausgang erstellen, diese jede Nacht überschrieben bekommen. Kann aber auch ein Vorteil sein...Derzeit sind es 230 Regeln. Leistungseinbußen konnte ich noch keine feststellen. Wir sind aber auch sehr klein (3 User).

    Grüße

    Ming

  • Für eingehende eMails kann man auch den Spamfilter missbrauchen. Man hat im David.Administrator unter "Postman-> Datenbanken" Den Punkt "Nicht erlaubte Adressen(Spam Filter)" in den man Kriterien hinterlegen kann. Da er dabei auch den Betreff prüft, kann man diesen verwenden um sich die entsprechenden eMails rauszuziehen und woandershin zu verschieben.

  • Habe es nun so gelöst:
    Alle E-Mails deren Betreff "Kunde" enthält, werden in einen zentralen Ordner kopiert. Diese Regel wurde einmal pro Benutzer erstellt. Dieser Zielordner wiederum enthält Regeln, die die Betreffzeilen erneut auswerten und in entsprechende Ordner verteilen. So müssen die Regeln nur an einer Stelle gepflegt werden. Es kommen pro Jahr nur ca. 40 hinzu. Das bleibt überschaubar.

    Danke für eure Tipps!

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