Adressen 2 Benutzer, Handy-Sync per EAS

  • Hallo,


    im System-Adress-Ordner sind über 4.000 Adressen. Davon wollen die beiden Benutzer (andere Benutzer gibt es nicht) aber nur ca. 600-800 im Handy (per EAS) haben.
    Optimaler weise haben Benutzer A+B jeder unterschiedliche, Adressen im Handy, allerdings gibt es zu 80% Überschneidungen, daher wäre auch ein gemeinsamer Pool denkbar.

    Die bisherige Lösung:
    Benutzer A und B haben je einen eigenen Adress-Ordner, in dem die gewünschten Adressen als Verknüpfung aus dem System-Adress-Ordner gezogen werden.


    Problem:
    Wenn Benutzer A oder B am Handy in einer Adresse Änderungen vornehmen, wird diese zwar im System-Adress-Ordner gespeichert, aber das Handy vom anderen Benutzer "bekommt diese Änderung nicht mit"

    Gibt es für das Problem eine Lösung oder würdet ihr die Adress-Organisation anders gestalten?

    Vielen Dank
    Oliver

    Wer die Führung für sein Leben nicht selbst übernimmt, darf sich nicht beklagen,
    wenn er von anderen Menschen dahin geführt wird, wohin er gar nicht wollte.

  • ich würde 3 Adressordner anlegen (neben dem Systemadressordner, nicht als Unterordner):

    Adressen A EAS
    Adressen B EAS
    Gemeinsame EAS


    Daherein würde ich die Originale schieben.

    Die 3 Ordner würde ich dann bei beiden Nutzern in die persönlichen Adressordner einblenden, zusätzlich würde ich dort auch den globalen Adressordner einblenden, bei diesem sowie dem Ordner des jeweils anderen Nutzers würde ich allerdings den Haken bei von Active Sync ausschließen setzen.

    Dann würde ich den globalen Adressordner generell aus der Nutzerconfig nehmen.

    Im Ergebnis würde jeder der beiden in seinem Adressbuch am PC Client alle 4000 Adressen sehen.

    Am Handy würde Benutzer A nur die Adressen aus seinem persönlichen sowie die aus "Adressen A EAS" und aus "Gemeinsame EAS" synchronisiert bekommen.
    Benutzer B würde am Handy nur die Adressen aus seinem persönlichen sowie die aus "Adressen B EAS" und aus "Gemeinsame EAS" synchronisiert bekommen.

    Der Vorteil dabei ist das egal wer von beiden dann eine der gemeinsamen Adressen ändert diese dann bei beiden auch synchronisiert wird.

  • Interessanter Ansatz!
    Wenn Benutzer A am Handy einen neuen Kontakt anlegt (z.B. Visitenkarte per WhatsApp).

    Wo landet der diese dann? Kann Benutzer A dann wählen ob in "Adressen A" oder "Gemeinsame" ?


    Vielen Dank
    Oliver

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    wenn er von anderen Menschen dahin geführt wird, wohin er gar nicht wollte.

  • Beim neuanlegen eines Kontaks am Handy welcher in einem EAS Konto gespeichert werden soll kann ich bei meinen Samsung Handys nicht gezielt auswählen in welchem David Adressordner so ein Eintrag landen soll.
    Der neue Kontakt landet stets in dem Ordner welcher im David Client am PC in den Optionen als Standard Zielordner für Adressen ausgewählt wurde.
    Wir schieben solche Adressen dann später im David Client am PC dahin wo sie hin sollen, nach dem wir uns von der Qualität des Eintrags überzeugt haben.
    Aus Datenschutzgründen haben wir auch stets den privaten Adressordner jedes Benutzers als Standard Ziel für Adressen ausgewählt, damit wird halt auch verhindert das jemand versehentlich eine private Adresse am Handy im EAS Konto anlegt und sie dann für andere David Nutzer der Firma sichtbar ist.
    Da der persönliche Adressordner immer leer gehalten werden sollte fällt das dann später am PC auf und kann vom Handy aus noch immer behoben werden indem die Adresse in das persönliche Google oder Samsung Konto (je nach Benutzervorliebe) überführt wird.
    Bereits bestehende David Adressen bleiben auch wenn sie am Handy bearbeitet werden stets in dem David Address Ordner in dem sie vor dem bearbeiten lagen, eine Adresse muss also nur einmal in den richtigen Ordner verschoben werden um dauerhaft dort verfügbar zu sein, ganz gleich von wo aus sie später gepflegt wird.

  • Hallo,


    hast Du eine Idee, wie man Adress-Gruppen so organisieren kann, daß diese auch am Handy genutzt werden können?


    Beispiel (im David bisher als Ordner mit verknüpften Kontakten)
    - A-Kunden

    - sonstige Kunden

    - Lieferanten

    - Teilnehmer Event A

    - Teilnehmer Event B


    Im David läßt sich das ja gut organisieren, aber kann ich am Handy mit gezielt alle "Teilnehmer Event A" anzeigen lasen, weil ich diese z.B. anrufen will, oder ihnen per WhatsApp etwas schicken will?

    Und was ist, wenn ein Kontakt sowohl "A-Kunde" und auch "Teilnehmer Event A" ist?

    Vielen Dank

    Oliver

    Wer die Führung für sein Leben nicht selbst übernimmt, darf sich nicht beklagen,
    wenn er von anderen Menschen dahin geführt wird, wohin er gar nicht wollte.

    Edited once, last by orumpf ().

  • Wenn dein Handy das unterstützt werden dir die Ordner aus dem David als Gruppen auf dem Handy angezeigt und Du kannst so jeweils einzelne Gruppen in der Kontakte App am Handy ansehen.

    Mit Samsung Geräten ab Galaxy S9 aufwärts (für ältere kann ich es gerade nicht prüfen) sieht das z.B. so aus das man in der Samsung Kontakte App über das Menü auf Gruppen gehen kann und dann dort die jeweilige Gruppe öffnet. Dann sieht man nur noch die Mitglieder der entsprechenden Gruppe bzw. eben die Kontakte welche auf dem David Server in dem Ordner liegen. Mit diesen Kontakten kann man dann alles tun was man auch in der vollständigen Ansicht tun kann, also Anrufen, Nachrichten schicken, SMS Whatsapp oder als Navigationsziel nutzen z.B.

    Wenn eine Adresse in mehreren Ordnern verknüpft ist findet man sie am Smartphone entsprechend in mehreren Gruppen.

  • Die 3 Ordner würde ich dann bei beiden Nutzern in die persönlichen Adressordner einblenden, zusätzlich würde ich dort auch den globalen Adressordner einblenden, bei diesem sowie dem Ordner des jeweils anderen Nutzers würde ich allerdings den Haken bei von Active Sync ausschließen setzen.

    Dann würde ich den globalen Adressordner generell aus der Nutzerconfig nehmen.

    Die 3 Ordner konnte ich einblenden und sehe die Adress-Einträge auch am Handy.
    Allerdings werden Änderungen an den Kontakten (in den eingeblendeten Ordnern) im Handy nicht in den David zurück gespeichert, sondern sind beim nächsten Sync-Lauf wieder auf dem alten Stand. Gibt es einen Trick, damit die Einträge in den "eingeblendeten" Ordner auch am Handy bearbeitet werden können?


    WIE nehme ich den globalen Adressornder aus der Nutzerconfig? - Das finde ich nicht ;(

    Vielen Dank
    Oliver

    Wer die Führung für sein Leben nicht selbst übernimmt, darf sich nicht beklagen,
    wenn er von anderen Menschen dahin geführt wird, wohin er gar nicht wollte.

  • Ich gehe davon aus die Adressquellen sind gemeinsame Adressordner?

    Dann musst Du als Nutzer erst einmal schreibenden Zugriff per Remote auf die betreffenden Ordner bekommen, sowohl auf die Ordner welche nur Verknüpfungen enthalten als auch auf die Ordner in denen die Adressen tatsächlich liegen.
    Das geht über den Eigenschaften Dialog des Ordners im Reiter Zugang und dort dann hinter dem Button Benutzer-Freigaben

    Was den globalen Adressordner angeht, den wirst Du vom jeweiligen Client aus los indem Du ihn unter Einstellungen Adressen aus der Ordnerliste oben in rechten Teil des Dialogs entfernst.

  • Danke!

    Der "Schreibzugriff" fehlte tatsächlich. Das klappt jetzt!

    Noch eine Frage zu dem Ordner "Gemeinsame EAS":
    Bei Zugang / Remote Access aktivieren wird ja ein Benutzername eingetragen.

    Wenn ich dort "User A" eintrage, bekommt "User B" die Daten nicht, oder? Umgekehrt das gleiche. Denn beim EAS-Konto im Handy wird ja nur ein Benutzer-Name + Passwort eingetragen. Was muss ich hier tun?


    Vielen Dank

    Wer die Führung für sein Leben nicht selbst übernimmt, darf sich nicht beklagen,
    wenn er von anderen Menschen dahin geführt wird, wohin er gar nicht wollte.

  • Bei gemeinsamen Ordnern ist wichtig was im Eigenschaften Dialog des Ordners im Reiter Zugang hinter dem Button Benutzer-Freigaben angegeben wird.
    Da kannst Du für jeden Benutzer festlegen ob er Zugriff haben soll und ob lesend oder auch schreibend.

  • Wenn dein Handy das unterstützt werden dir die Ordner aus dem David als Gruppen auf dem Handy angezeigt und Du kannst so jeweils einzelne Gruppen in der Kontakte App am Handy ansehen.

    Mit Samsung Geräten ab Galaxy S9 aufwärts (für ältere kann ich es gerade nicht prüfen) sieht das z.B. so aus das man in der Samsung Kontakte App über das Menü auf Gruppen gehen kann und dann dort die jeweilige Gruppe öffnet. Dann sieht man nur noch die Mitglieder der entsprechenden Gruppe bzw. eben die Kontakte welche auf dem David Server in dem Ordner liegen. Mit diesen Kontakten kann man dann alles tun was man auch in der vollständigen Ansicht tun kann, also Anrufen, Nachrichten schicken, SMS Whatsapp oder als Navigationsziel nutzen z.B.

    Wenn eine Adresse in mehreren Ordnern verknüpft ist findet man sie am Smartphone entsprechend in mehreren Gruppen.

    Das mit den Gruppen habe ich auf meinem S9+ nur gesehen, als ich das EAS-Konto neu angelegt habe.
    Bei danach erstellen Adress-Ordnern werden mir zwar hinterher die Adressen am Handy angezeigt, aber der Name der Gruppe taucht nicht auf. Muss ich dafür etwas besonderes machen (damit mir am Handy die Gruppen angezeigt werden)?

    Eine Adresse die im Original im Ordner "Gemeinsame EAS" liegt, kann ich als Verknüpfung in den Ordner "Teilnehmer Event A" verschieben.
    Wir diese Adresse jedoch hinterher von "Gemeinsame EAS" in "Adressen A EAS" verschoben (weil User B sie nicht mehr braucht) "funktioniert die Adresse im "Event-Ordner" nicht mehr (z.B. für Mails), da das Original zu dem die Veknüpfung zeigt, nicht mehr existiert.
    Gibt es dafür eine Lösung?

    Vielen Dank
    Oliver

    Wer die Führung für sein Leben nicht selbst übernimmt, darf sich nicht beklagen,
    wenn er von anderen Menschen dahin geführt wird, wohin er gar nicht wollte.

  • Du kannst den Ordnernamen in dem eine Adresse liegt auf dem Smartphone zumindest in der original Samsung Kontakte App und der original Samsung Telefon App immer dann sehen wenn Du Dir den Kontakt komplett öffnest, dort findest Du den Ordnernamen dann unten unter Gruppen.

    Wenn Du so einen Kontakt dann bearbeitest kannst Du auch jede einzelne Repräsentation in einem EAS Ordner am oberen Bildschirmrand einzeln anwählen und dann unten bei Gruppen in Form des Gruppennamens sehen in welchem Ordner der Kontakt tatsächlich liegt.

    Richtig, wenn man Kontakte die in anderen Ordnern als Verknüpfungen repräsentiert sind in andere Ordner verschiebt bricht das die Verknüpfungen.
    Dagegen ist kein technisches Kraut gewachsen.
    Das muss man schon organisatorisch lösen.
    Am besten legt man dazu einem Ordner an in den alle die gemeinsam genutzten Adressen speichern, welchen sie sich aber nicht in ihren EAS Adressordner einblenden lassen. Auch in dem Ordner "Gemeinsame EAS" sollten dann idealer Weise nur Verknüpfungen auf die eigentlichen Adressen liegen, so kann man dann später diese Verknüpfung jederzeit ohne Reue aus dem "Gemeinsame EAS" löschen und trotzdem funktionieren noch alle anderen Verknüpfungen welche auf den gleichen allgemeinen Adressspeicher zeigen.

    Da muss man halt ein wenig mit experimentieren wie man sich und sein Team da am besten organisiert 😉

  • Am besten legt man dazu einem Ordner an in den alle die gemeinsam genutzten Adressen speichern, welchen sie sich aber nicht in ihren EAS Adressordner einblenden lassen. Auch in dem Ordner "Gemeinsame EAS" sollten dann idealer Weise nur Verknüpfungen auf die eigentlichen Adressen liegen, so kann man dann später diese Verknüpfung jederzeit ohne Reue aus dem "Gemeinsame EAS" löschen und trotzdem funktionieren noch alle anderen Verknüpfungen welche auf den gleichen allgemeinen Adressspeicher zeigen.

    So machen wir das auch ;)

  • Hallo,


    ich muss einen Punkt noch einmal genauer hinterfragen:

    ich würde 3 Adressordner anlegen (neben dem Systemadressordner, nicht als Unterordner):

    Adressen A EAS
    Adressen B EAS
    Gemeinsame EAS


    Daherein würde ich die Originale schieben.

    Aus diesem Zeilen habe ich gedeutet, daß in den 4 Ordnern (Deine 3 + dem "globalen Adress-Ordner" nur Originale liegen, keine Verknüpfungen. Und jede Adresse befindet sich dann "nur" in einem der 4 Ordner (als Original)

    Am besten legt man dazu einem Ordner an in den alle die gemeinsam genutzten Adressen speichern, welchen sie sich aber nicht in ihren EAS Adressordner einblenden lassen. Auch in dem Ordner "Gemeinsame EAS" sollten dann idealer Weise nur Verknüpfungen auf die eigentlichen Adressen liegen


    Hier denke ich, daß Du doch mit Verknüpfungen arbeiten würdest?

    Nun bin ich überfragt: Kommen in die EAS-Ordner immer nur Verknüpfungen? Ich hatte bisher zwar keinen "Gemeinsame EAS" Ordner, sondern die Verknüpfungen in "Adressen A EAS" und "Adressen B EAS". Da kam es dann aber zu folgendem Problem:

    Problem:
    Wenn Benutzer A oder B am Handy in einer Adresse Änderungen vornehmen, wird diese zwar im System-Adress-Ordner gespeichert, aber das Handy vom anderen Benutzer "bekommt diese Änderung nicht mit"


    Verstehst Du meine Herausforderung und hat einen Tipp dafür?

    Vielen Dank
    Oliver

    Wer die Führung für sein Leben nicht selbst übernimmt, darf sich nicht beklagen,
    wenn er von anderen Menschen dahin geführt wird, wohin er gar nicht wollte.

  • Eigentlich würde ich nie mit Verknüpfungen bei Adressen arbeiten und hatte das auch nicht angeregt.

    Da Du es dann aber doch getan zu haben scheinst - um die Adressen zusätzlich noch gruppieren zu können - habe ich in meinem letzten Kommentar eine Lösung dafür angeboten.

    Grundsätzlich rate ich jedoch von Verknüpfungen ab weil sie mehr Bauchschmerzen bereiten als das sie Probleme lösen.
    Ich kann hier aber nicht alle Eure organisatorischen Probleme für Euch lösen, das sprengt schlicht jeden Rahmen einer Hilfe übers Forum.
    Und da ich nicht gegen Entgelt für Euch Tätig werden kann müsst Ihr den Rest eben schlicht selbst durch ausprobieren herausfinden.
    Bei nur 2 Nutzern ist das ja auch nicht die riesen Herausforderung ;-)

    Fakt ist:

    Wenn Verknüpfungen langfristig funktionieren sollen darf die Verknüpfungsquelle weder verschoben noch gelöscht werden.

    Weiterhin ist es ziemlich aufwändig Adressordner mit vielen Verknüpfungen zu pflegen, also z.B. auszumisten was mittlerweile weg kann und von niemandem mehr gebraucht wird.

  • Ok, alles klar. Dann habe ich das richtig verstanden. Und vielen Dank für Deinen Zusatz-Tipp, was die Organisation angeht.


    Danke für die Anregungen und Hilfe, das finde ich in diesem Forum ohnehin sehr gut.



    Danke

    Oliver

    Wer die Führung für sein Leben nicht selbst übernimmt, darf sich nicht beklagen,
    wenn er von anderen Menschen dahin geführt wird, wohin er gar nicht wollte.

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