Moin,
und wie macht Ihr das mit eventuellen privaten Mails?
Was ist mit Datenschutz?
Ist ein heißes Thema an dem ich auch sehr interessiert bin.
Gruß
boetker
Datenschutzrechtliche Fragen beantwortet Eurer DSB - es gibt die Möglichkeit private Nutzung des Mailsystems zu erlauben oder zu verbieten - mit der entsprechenden Konsequenz für die Archivierung.
Wir archivieren beim Kunden grundsätzlich alles, was ins System kommt, da ist eben auch Spam dabei (der, der nicht schon vorher abgewiesen wurde) und der Anteil ist nicht sonderlich hoch. Speicherplatz kostet heute nix mehr.
aber was ist mit den SPAMS?
Können archiviert werden, müssen es aber meines Erachtens nicht. Genaues darf nur der Steuerberater sagen, keine Steuerberatung.
und wie macht Ihr das mit eventuellen privaten Mails?
Was ist mit Datenschutz?
Private E-Mails können eigentlich nur untersagt werden, da der Spagat zwischen Archivierung und Datenschutz nicht zu machen ist. Genaues darf nur der Anwalt sagen, keine Rechtsberatung.
Mich interessiert das Thema auch da ich ja demnächst von Exchange auf David umsteigen möchte.
Für Exchange gibt es ja DIV. Lösungen, man kann natürlich auch etwas auf smtp Basis nehmen, ist in der Regel ziemlich teuer.
Meine Nachfragen bei Tobit wurden bisher nicht zufriedenstellend beantwortet, die Strongbox erfüllt aus meiner Sicht die Anforderungen nicht.
Aus meiner Sicht ist das nur Gpddu konform wenn ausnahmslos alles archiviert wird auch SPAM.
Wenn mein "Halbwissen" stimmt, dann ist die Strongbox zwar revisionssicher, entspricht jedoch nicht der GDPdU, da nicht alle Nachrichten die eingehen, komplett gesichert werden. Kommt eine Nachricht rein und ich lösche diese, so wird die Nachricht in der nächtlichen Strongbox Sicherung nicht mehr vorhanden sein und entspricht damit auch nicht der entsprechenden Richtlinien. Aber ob GDPdU oder nicht, lässt sich ja einfach beantworten, wenn man sich die Anforderungen der GDPdU anschaut.
Nach meinem Halbwissen müssen nach GDPdU nur steuerrelevante Daten archiviert werden, wozu der Spam nicht gehört. Sicher ist auf jedenfall die Komplettarchivierung. Die vollständige Archivierung aller E-Mails hat natürlich den Vorteil, dass im Streitfall (mit wem auch immer) alle Mails vorhanden sind. Und der Spam ist zwar zahlenmäßig bedeutsam, jedoch ist der Speicherbedarf geringer, da im Normalfall keine großen Anhänge vorhanden sind.
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