Wie könnte man Gruppen Ausgangsmail Ordner automatisieren?

  • Hallo!


    es gibt bei uns eine eMail Adresse sales@xxx.de, wo die täglichen Anfragen von Kunden landen.

    Der Eingangs-Ordner ist von mehreren Vertriebsmitarbeitern einsehbar. Beim Beantworten der Mail durch einen Mitarbeiter wird die Mail automatisch gelesen gesetzt und erhält auch den Pfeil, der besagt, dass die Mail beantwortet wurde.

    Die Antwort erhält dabei den Absendernamen des Mitarbeiters, der die Mail beantwortet hat und ist ausschließlich im Ausgangsordner des Mitarbeiters sichtbar.


    All das ist gut und richtig so! Wir möchten nicht mit der sales-Adresse antworten, sondern es soll durchaus die Mail Adresse des Mitarbeiters als Absender der Antwort genutzt werden. Und dieser Mitarbeiter sollte selbstverständlich auch diese von ihm geschriebene Antwort in seinem Ausgangspostfach haben.


    Aber:

    Wir hätten zusätzlich gerne, dass beim Beantworten einer Mail an sales@xxx.de auch eine Kopie der Antwort des Mitarbeiters in einem Ordner "Sales Ausgang" landet, auf den die anderen Vertriebsleute Sicht haben.

    Der Grund: Wir möchten sehen welcher unserer Vertriebsmitarbeiter die Anfrage an sales@xxx.de beantwortet hat. Derzeit sehen wir ja nur dass es gelesen und beantwortet wurde, aber leider nicht von wem.

    Zudem wäre es auch gut wenn andere Vertriebsleute die Antwort an den Kunden einsehen könnten, um beim Anruf des Kunden sofort im Bilde zu sein, um was es ging und welche Antworten bereits erfolgt sind.


    Geht das mit Tobit, oder braucht man dafür gleich ein CRM?


    Danke für Eure Antworten!

    Gruß,

    Thorsten

  • kan könnte z.b mit dem David Befehl ARC die Nachricht in einem Definierten Ordner erstellen lassen.

    Dazu muss bestimmt werden in welchen Ordner die Nachricht gespeichert werden soll:

    Rechte MT auf den Ausgangsordner welcher für Sales benutzt werden soll, hier auf das Aktenschranksymbol

    klicken, dann erscheint der Pfad:



    Dann kann man eine Globalen Testbaustein erstellen, leere Vorlage! Mit passendem Betreff,

    speichern -> dann dem Inhalt rein und wieder speichern:


    @@ARV \\srv-david\david\archive\address@@


    Wenn jetzt der Benutzer auf die eMail Antwortet und den Befehl einträgt oder

    den Textbaustein einfügt. Landet die gesende eMail nicht im Ausgang des Benutzers

    sondern in dem befinierten Ordner.

    logo_forum.png
    Bietet seit über fünfzehn Jahren Systemhaus Lösungen für kleine bis mittlere Kunden an.
    Auf meiner Homepage finden Sie Infos zu alle Zertifizierungen und Partnerschaften ;)
    Support Hotline: 07345 23 63 80

  • Hi Stylistics,


    Deine Lösung ist nicht schlecht, aber damit wäre die Antwort ausschließlich in dem "Sales Ausgang Ordner" und es verbleibt gar keine Kopie mehr im Ausgangsordner der Mitarbeiters.

    Darüber denken wir mal nach.


    Eigentlich wollten wir, dass beim Beantworten einer Mail an sales@ durch beliebigen Mitarbeiter, dessen Antwort-/Ausgangsmail nicht nur im eMail-Ausgang des Mitarbeiters zu finden ist, sondern zusätzlich AUCH in einem Ordner namens "Sales Ausgang", auf den alle Vertriebler zugreifen können.


    In diesem Ordner wäre dann auch erkennbar, welcher Vertriebsmitarbeiter sich der Anfrage an Sales@ angenommen hat und wie er diese beantwortet hat. Damit kann dann auch jeder andere Vertriebsmitarbeiter den Fall anschauen.


    Wir sprechen also von einem Duplikat!

  • Ach so, gleich noch eine Frage obenauf:

    Deine Lösung bedingt ja, dass ich eine besondere Signatur wähle, die dann dazu führt das die Mail in den definierten (Ausgangs)ordner gelangt.


    Ohne das geht es nicht?

    Kann man nicht auch irgendwie eine Regel erstellen, dass beim Antworten auf eine Mail an Sales@ die Antwortmail automatisch in zwei Ausgangsordner (die des antwortenden Mitarbeiters und der Sales-Ausgangs Ordner) gelegt wird? Also OHNE spezielle Signatur zu wählen

  • Nicht ne signatur, sondern einen Textbaustein der nur den Befehl beinhaltet,

    Wenn der Mitarbeiter auf die eMail Antwortet, dann kann ich im Ausgang

    Out of the Box nicht erkennen das die email Ursprünglich (ich kenne keinen weg)

    an die eMail Adresse Sales@ ging. Sonst könnte ich ja einfach über eine Regel

    in den jeweiligen Ausgängen mit z.b Verteilkennung = sales@... nur diese Info haben

    die emails im Ausgang nicht mehr. ABER man kann im Sales ausgang anhand des

    Absenders eine Kopie der Versendeten eMail in den Ausgang des Mitarbeiters kopieren ;)

    logo_forum.png
    Bietet seit über fünfzehn Jahren Systemhaus Lösungen für kleine bis mittlere Kunden an.
    Auf meiner Homepage finden Sie Infos zu alle Zertifizierungen und Partnerschaften ;)
    Support Hotline: 07345 23 63 80

  • vielleicht wäre ja die "Allen Antworten" Option eine gangbare Möglichkeit.
    Dann würde Sales@ immer eine Kopie bekommen wenn sich die Leute daran halten "Allen Antworten" statt Antworten zu nehmen. Diese Nachrichten welche dann eigentlich im Eingang von Sales@ auftauchen würden kann man ja super leicht anhand des Kriteriums Absender = interne Domäne wegsortieren lassen, also in den Ausgang von Sales@
    Klar, auch dabei ist es dann nötig das die Leute sich an eine bestimmte Vorgehensweise halten, aber die wäre halt mit geringer Komplexität verbunden.

  • Das kannte ich noch nicht, dass da dem Empfänger und dem Versender geantwortet wird :)

    logo_forum.png
    Bietet seit über fünfzehn Jahren Systemhaus Lösungen für kleine bis mittlere Kunden an.
    Auf meiner Homepage finden Sie Infos zu alle Zertifizierungen und Partnerschaften ;)
    Support Hotline: 07345 23 63 80

  • Bei jedem Benutzer eine Regel erstellen


    Ausgang/rechte Maustaste/Regeln/Hinzufügen/Weiterleiten und XMedia/Weiter / 1 oder meherere Bedingungen auswählen und Ziel definieren (Als Kopie verteilen und Ordner wählen)

    Nicht ganz richtig, dernn damit wäre jede (!) vom Benutzer geschriebene Mail als Kopie im Zielordner.

    Es geht ja nur um die Mails, die im Sales-Eingang sind und von einem Benutzer beantwortet werden.


    Vollautomatisch geht das Problem wohl nicht zu lösen.


    Wir glauben, die einzig gangbare Lösung benötigt Handarbeit: Wir setzen z.B. salesout@xxx.de auf BCC. Damit ist die Antwort im salesout Ordner und für jeden einsehbar.


  • Die Regeln kann man so verfeinern, dass eben nicht alle gesendeten Mails als Kopie im Zielordner landen.

    Bei Bedingung in das Feld "Betreff" gehen und dann z.B. Empfänger, Absender (salesout...) o.a. auswählen. In dem Reiter "gleich" kann ebenfalls ungleich, enthält etc gewählt werden. Zu guter Letzt kann man weitere Bedingungen hinzufügen und individuell kombinieren

  • Das haut nur nicht hin wenn die ausgehenden Mails kein klares von einer Regel erfassbares Merkmal haben welches zuverlässig erkennen lässt das die Antwort auf eine Mail an sales@ erfolgt.
    Da David nicht auf den Inhalt der Mails filtern kann wird ein Filter im Ausgang der Benutzer folglich schlicht nie funktionieren ohne Beifang zu erwischen, oder Mithilfe der Nutzer zu erfordern.

    Der einfachste Weg ist daher schlicht "Antwort an Alle", der zweit einfachste ist es wie es twmemphis nun vorhat sales@ jeweils in BCC zu setzen. beides erfordert Mitwirkung der Nutzer, aber beides funktioniert und erwischt keine falsch positiven.

  • twmemphis ein Hinweis noch zum Thema "Allen Antworten" vs Sales@ manuell ins BCC einzutragen.
    Wenn man Sales@ ins BCC einträgt sehen andere die weitere Kommunikation seitens des Kunden nur dann wenn er nicht einfach auf Antworten klickt,
    Viele andere Mailer antworten standardmäßig neben dem Absender allen die noch im An oder CC stehen, das hätte den Vorteil das Eure Leute nicht nur die Antworten ihrer Kollegen einsehen können wenn ein Kunde anruft und der Kollege gerade nicht anwesend ist, sondern auch möglicherweise zwischenzeitlich vom Kunden eingegangene Antworten, damit wären sie dann noch mehr im Bilde als wenn sie nur sehen was ein Kollege direkt auf eine Nachricht an Sales@ geantwortet hat.
    Und auch solche Antworten von Kunden die dann zusätzlich an Sales@ eingehen ließen sich recht einfach in einen Ordner wie z.B. Kundenreaktionen wegfiltern wenn man die nicht mit im Sales@ Posteingang haben möchte, sondern nur als Referenz zum nachschauen, weil sich um sowas nicht alle, sondern nur der Kollege kümmern soll der auch die erste antwort schrieb.

  • DVRelations haben wir laufen.

    Aber dort muss man die ganzen Kunden ja auch erstmal anlegen.

    Die Mails an Sales wollen wir jedenfalls nicht "verteilen", sondern lieber jedem die Sicht auf den Sales-Eingang geben. Und mit dem BCC an SalesOut lösen wir zumindest die Frage "Wer hat den Kunden übernommen (oder Welchem Vertriebsmann "gehört" der Kunde?)? Was wurde ihm geantwortet?"

    Derjenige der geantwortet hat, kann kann den Kunden in DVRelations anlegen.